E-Rechnung versenden ab 2027: wer wann umstellen muss

„Wir liegen unter 800.000 Euro, wir haben bis 2028 Zeit.“ Der Satz fällt gerade in vielen Besprechungen, und er ist an zwei Stellen ungenau. Welche 800.000 Euro gemeint sind, steht in § 19 Abs. 2 UStG, und es ist selten die Zahl, die jemand im Kopf hat. Und „bis 2028“ gilt nicht für jede Rechnung, die im Jahr 2027 rausgeht.

Danach weißt du:

• welche Zahl über deinen Stichtag entscheidet und wie du sie heute, im laufenden Jahr, schätzt
• warum auf jeder Rechnung zwei Daten zählen und welche Dezember-Rechnung dadurch zur E-Rechnung wird
• welche Rechnungen dauerhaft keine E-Rechnung brauchen, und welche Ausnahme eine Ausnahme hat

Empfangen ist geregelt, hier geht es ums Verschicken

Seit dem 1. Januar 2025 muss jeder inländische Unternehmer E-Rechnungen annehmen können, ohne Übergangsfrist. Das beschreibt der Beitrag zur Umstellungspflicht. Dieser Beitrag nimmt die andere Seite auseinander: ab wann deine eigenen Ausgangsrechnungen E-Rechnungen sein müssen.

Die Pflicht selbst steht in § 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG. Eine Rechnung über eine Leistung an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen ist als E-Rechnung auszustellen, wenn beide im Inland ansässig sind. Alles andere in diesem Beitrag sind Übergangsregeln und Ausnahmen dazu.

Die drei Übergangsregeln im Wortlaut

Die Erleichterungen stehen in § 27 Abs. 38 UStG. Wir haben den Text am 4. Oktober 2026 auf gesetze-im-internet.de gelesen, in der Fassung nach der letzten Änderung vom 29. Juni 2026. Sinngemäß, aber nah am Text:

Nr. 1  Umsatz 2025 oder 2026        bis 31.12.2026 übermittelt     Papier, oder anderes
                                                                    elektronisches Format
                                                                    mit Zustimmung
Nr. 2  Umsatz 2027                  bis 31.12.2027 übermittelt     wie Nr. 1, nur wenn der
                                                                    Gesamtumsatz 2026 nicht
                                                                    mehr als 800.000 Euro war
Nr. 3  Umsatz 2027                  bis 31.12.2027                 EDI ohne EN 16931, mit
                                                                    Zustimmung, unabhängig
                                                                    vom Umsatz
ab 2028                             keine Erleichterung mehr

Drei Dinge stecken darin, die in Zusammenfassungen fehlen. Papier braucht in der Übergangszeit keine Zustimmung, eine PDF schon. Die Grenze heißt „nicht mehr als“, genau 800.000,00 Euro sind also noch drin. Und jede Nummer nennt zwei Zeiträume: einen für den Umsatz und einen für die Übermittlung. Der zweite ist der, an dem Betriebe hängen bleiben werden.

Welche Zahl über die 800.000 Euro entscheidet

Gemeint ist der Gesamtumsatz des Unternehmers, der die Rechnung ausstellt, im vorangegangenen Kalenderjahr. Für die Rechnungen des Jahres 2027 ist das 2026, also das Jahr, das gerade läuft. Was Gesamtumsatz heißt, definiert § 19 Abs. 2 UStG:

• die Summe der steuerbaren Umsätze nach vereinnahmten Entgelten, also nach Zahlungseingang und netto
• abzüglich bestimmter steuerfreier Umsätze, etwa nach § 4 Nr. 11 bis 29 UStG; darunter fallen Heilbehandlungen
• ohne Umsätze mit Wirtschaftsgütern des Anlagevermögens, also ohne den verkauften Transporter

Das BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024 ergänzt in Randnummer 64: Bei einer Organschaft zählt der Umsatz des ganzen Organkreises, bei einer Gutschrift der des Gutschriftausstellers, bei Rechnungen über einen Dritten der des Auftraggebers.

Was nicht zählt, ist die Zeile Umsatzerlöse in der BWA. Sie zeigt in aller Regel vereinbarte Entgelte, also Rechnungen statt Zahlungseingängen, und sie enthält Anlagenverkäufe. Für drei erfundene Betriebe haben wir das mit dem Skript aus dem Paket durchgerechnet, Stand der Zahlungseingänge 30. September 2026, das vierte Quartal geschätzt:

Holzwerkstatt Brandl GmbH
  Umsatzerlöse laut BWA 2026 (zählt nicht)      812.400,00 EUR
  vereinnahmt bis 30.09.2026                    571.300,00 EUR
  erwartet bis 31.12.2026                       214.000,00 EUR
  abzüglich Anlagevermögen, § 4-Umsätze         -18.500,00 EUR
  Gesamtumsatz 2026 nach § 19 Abs. 2            766.800,00 EUR
  Ergebnis: nicht mehr als 800.000 EUR. Sonstige Rechnungen für Leistungen 2027 erlaubt, E-Rechnung Pflicht für Leistungen ab 01.01.2028.
  Abstand zur Grenze: 33.200,00 EUR; die Schätzung bis Jahresende darf um 15,5 % zu niedrig sein

Elektro Kerner GmbH
  Umsatzerlöse laut BWA 2026 (zählt nicht)      851.900,00 EUR
  vereinnahmt bis 30.09.2026                    618.700,00 EUR
  erwartet bis 31.12.2026                       227.300,00 EUR
  abzüglich Anlagevermögen, § 4-Umsätze         -12.000,00 EUR
  Gesamtumsatz 2026 nach § 19 Abs. 2            834.000,00 EUR
  Ergebnis: über 800.000 EUR um 34.000,00 EUR. E-Rechnung Pflicht für Leistungen ab 01.01.2027 (Ausnahme: EDI mit Zustimmung bis 31.12.2027).

Die Schreinerei liegt laut BWA über der Grenze und nach dem Gesetz darunter. Der Elektrobetrieb liegt in beiden Rechnungen darüber. Der dritte Betrieb im Paket, eine Physiotherapiepraxis mit 895.000 Euro Zahlungseingang, kommt auf 43.000 Euro, weil die Heilbehandlungen abgezogen werden.

Die letzte Zeile bei Brandl ist die, mit der man arbeiten kann. 33.200 Euro Abstand heißen: Wenn das vierte Quartal um mehr als 15,5 Prozent besser läuft als geschätzt, gilt ab Januar die Pflicht. Wer so knapp liegt, stellt besser im Laufe des Jahres 2027 um, als im Januar 2027 nachzurechnen.

Zwei Daten auf jeder Rechnung

Das Datum der Leistung entscheidet, welche Nummer gilt. Das Datum der Übermittlung entscheidet, ob sie noch gilt. Nummer 1 deckt Umsätze bis Ende 2026 nur, wenn die Rechnung bis zum 31. Dezember 2026 übermittelt ist. Das BMF-Schreiben sagt in Randnummer 63 dasselbe: „Bis zum Ablauf des Kalenderjahres 2026 kann eine Rechnung für einen bis dahin ausgeführten Umsatz auch als sonstige Rechnung (siehe Rn. 7) ausgestellt und übermittelt werden.“

Für einen Betrieb über der Grenze heißt das: Die Leistung vom 18. Dezember 2026, abgerechnet am 8. Januar 2027, braucht eine E-Rechnung. Für einen Betrieb unter der Grenze wird es merkwürdiger. Nummer 2 hilft ihm nur für Umsätze ab 2027, Nummer 1 nur bei Übermittlung bis Ende 2026. Eine Dezember-Leistung, die erst im Januar abgerechnet wird, fällt nach dem Wortlaut durch beide Raster:

RE-2026-0188  Holzwerkstatt Brandl GmbH  Leistung 22.12.2026  Versand 12.01.2027    6.902,00 EUR  Möller & Sohn KG
    E-RECHNUNG   § 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG
    ÄNDERN       geplant papier: reicht nicht
    Hinweis      Jahreswechsel: Leistung 2026, Versand 2027. Die Erleichterung für 2026 verlangt Übermittlung bis 31.12.2026; nach Wortlaut greift keine Übergangsregel

Ob die Finanzverwaltung das so streng sieht, haben wir weder im Gesetz noch in den BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024 und 15. Oktober 2025 noch in den BMF-Fragen und Antworten mit Stand März 2026 ausdrücklich beantwortet gefunden. Die sichere Lösung kostet nichts: Leistungen aus 2026 bis zum 31. Dezember 2026 abrechnen. Wer das nicht schafft, klärt es mit der Steuerberatung. Dieselbe Stelle kommt am Jahreswechsel 2027/2028 noch einmal, dann für alle.

In die andere Richtung gibt es eine Erleichterung. Anzahlungs-, Voraus- und Abschlagsrechnungen, die vor dem eigenen Stichtag erteilt werden, müssen keine E-Rechnung sein, auch wenn Leistung und Zahlung danach kommen. Das steht in den BMF-Fragen und Antworten unter 7b. Die Schlussrechnung über eine Leistung nach dem Stichtag dagegen schon.

Was als E-Rechnung zählt

Eine E-Rechnung ist strukturiert, ausgestellt, übermittelt und empfangen, und sie muss eine elektronische Verarbeitung ermöglichen (§ 14 Abs. 1 Satz 3 UStG). Immer zulässig sind Formate nach der europäischen Norm EN 16931. In Deutschland heißt das in der Praxis:

• XRechnung, die reine XML-Datei
• ZUGFeRD ab Version 2.0.1, also die PDF mit eingebetteter XML, in jedem Profil außer MINIMUM und BASIC-WL (BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025, Abschnitt 14.1 Abs. 14 UStAE)
• andere europäische Formate nach EN 16931
• ein vereinbartes Format wie EDI, wenn sich die Pflichtangaben daraus richtig und vollständig in ein Format nach EN 16931 übertragen lassen (§ 14 Abs. 1 Satz 6 Nr. 2 UStG)

Welches davon ihr nehmt, ist nach Abschnitt 14.1 Abs. 12 UStAE eine zivilrechtliche Frage zwischen euch und dem Kunden. Wir raten bei ZUGFeRD zum Profil EN 16931, weil es das vollständige Kernmodell der Norm abbildet und kein Empfänger nachfragen muss, ob BASIC reicht. Wie sich die Formate unterscheiden und welche zwei Profile durchfallen, steht im Beitrag https://ernsthaft.ai/de/guides/xrechnung-zugferd-welches-format

Das BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 hat eine Unterscheidung eingeführt, die fürs Verschicken wichtig ist. Ein Formatfehler, also eine Datei, die nicht der Syntax entspricht, macht aus der E-Rechnung eine sonstige Rechnung (Randnummer 6a). Ein Geschäftsregelfehler, etwa ein fehlendes Feld oder ein Steuerbetrag, der nicht zum Satz passt, ist etwas anderes (Randnummer 6b). Betrifft er eine Pflichtangabe nach §§ 14 und 14a UStG, ist die Rechnung nicht ordnungsmäßig und wird berichtigt; betrifft er ein anderes Feld, etwa die Käuferreferenz BT-10, ist er umsatzsteuerlich unbeachtlich (Randnummer 35a). Auf das Ergebnis einer geeigneten Validierungsanwendung zu Format und Geschäftsregeln darf sich ein Unternehmer bei ordentlicher Sorgfalt verlassen; den Prüfbericht aufzubewahren, bietet sich nach demselben Absatz an. Wie man aus einem eigenen Rechnungsexport eine XRechnung erzeugt und maschinell prüft, zeigt der Automation-Beitrag zum Erzeugen der E-Rechnung.

Was dauerhaft keine E-Rechnung braucht

Diese Rechnungen dürfen auch nach 2027 sonstige Rechnungen sein. Gelesen am 4. Oktober 2026 auf gesetze-im-internet.de:

• Kleinbetragsrechnungen, deren Gesamtbetrag 250 Euro nicht übersteigt, also brutto (§ 33 Satz 4 UStDV)
• Fahrausweise (§ 34 Abs. 1 Satz 2 UStDV)
• Rechnungen von Kleinunternehmern (§ 34a Satz 4 UStDV)
• Rechnungen an Privatleute, an juristische Personen, die nicht Unternehmer sind, etwa viele Vereine, und an Unternehmer im Ausland (§ 14 Abs. 2 Satz 2 UStG)
• Rechnungen über Umsätze, die nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerfrei sind

Die Ausnahme mit der Ausnahme steht in § 33 Satz 3 UStDV. Für Leistungen nach §§ 3c, 6a und 13b UStG gelten die Kleinbetragsregeln nicht. Eine Bauleistung über 210 Euro an einen Bauunternehmer, bei der dieser die Steuer schuldet, ist deshalb nach dem Wortlaut keine Kleinbetragsrechnung, und ab dem Stichtag gehört sie als E-Rechnung raus:

RE-2027-0019  Elektro Kerner GmbH        Leistung 12.02.2027  Versand 15.02.2027      210,00 EUR  Lindgruber Bau GmbH
    E-RECHNUNG   § 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG
    ÄNDERN       geplant pdf: reicht nicht
    Hinweis      Kleinbetrag zählt nicht: § 33 Satz 3 UStDV nimmt § 13b aus

Behörden sind ein eigener Fall. Kauft eine Behörde nicht als Unternehmer ein, verlangt das Umsatzsteuerrecht keine E-Rechnung. Das Vergaberecht des Bundes und der Länder verlangt sie oft trotzdem, dann als XRechnung mit Leitweg-ID. Die Leitweg-ID braucht nach den BMF-Fragen und Antworten nur, wer an eine Behörde stellt; zwischen Firmen genügt im Feld BT-10 umsatzsteuerlich ein Platzhalter.

Wenn die falsche Rechnung rausgeht

Wer zur E-Rechnung verpflichtet war und eine sonstige Rechnung schickt, hat keine ordnungsmäßige Rechnung ausgestellt. Den Schaden hat zuerst der Kunde: Die Rechnung berechtigt dem Grunde nach nicht zum Vorsteuerabzug (BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024, Randnummern 55 und 56). Geheilt wird das durch eine E-Rechnung, die sich ausdrücklich auf die ursprüngliche Rechnung bezieht; die Berichtigung wirkt zurück (Randnummer 57). Durfte der Kunde annehmen, dass für dich noch eine Übergangsregel gilt, beanstandet das Finanzamt seinen Vorsteuerabzug nicht (Randnummer 59). Bekannte Größe und Vorjahresumsatz mit dir muss er dabei berücksichtigen.

In der Praxis heißt das: Der Anruf kommt nicht vom Finanzamt, sondern von der Buchhaltung des Kunden, mit der Bitte um eine neue Rechnung.

Was daraus für einen Betrieb folgt

Die Frage „ab wann“ hat keine Antwort pro Betrieb, sondern eine pro Rechnung. Deshalb haben wir das Prüfskript nicht nur für den Gesamtumsatz gebaut, sondern für eine Liste geplanter Ausgangsrechnungen. Siebzehn erfundene Rechnungen der drei Betriebe rund um beide Jahreswechsel, mit Leistungsdatum, Versanddatum, Empfänger, Betrag und dem Weg, den die Buchhaltung geplant hat. Am 4. Oktober 2026 ergab der Lauf:

17 Rechnungen: 6 E-Rechnung Pflicht, 6 sonstige Rechnung zulässig, 5 nicht erfasst
Geplanter Versandweg passt nicht bei 7: RE-2026-0451, RE-2026-0188, RE-2027-0011, RE-2027-0015, RE-2027-0019, RE-2027-0391, RE-2027-0402

Von den sieben Rechnungen, bei denen der geplante Weg nicht passt, hängen vier am Jahreswechsel, eine an § 13b, eine ist eine normale Rechnung des Betriebs über der Grenze. Die siebte ist eine PDF ohne Zustimmung des Empfängers, und die wäre auch 2026 schon nicht erlaubt gewesen. Die Testdaten sind so gebaut, dass jede Regel einmal greift; die Verteilung sagt nichts über einen echten Betrieb. Was sie zeigt: Die meisten Fehler entstehen nicht an der Grenze, sondern an den Daten.

Was dieser Beitrag nicht ist

Er ist keine Steuer- und keine Rechtsberatung. Die Paragrafen sind zitiert, damit ihr wisst, wo ihr nachlesen könnt.

Die Dezember-Januar-Stelle beschreiben wir nach dem Wortlaut. Es ist gut möglich, dass die Finanzverwaltung sie großzügiger auslegt; eine Aussage dazu haben wir nicht gefunden, und deshalb raten wir zur einfachen Lösung, nicht zur Auslegung.

Organschaft, Gutschriften und Rechnungen über Dritte kennt das Skript nicht. Und es beantwortet nicht, was nach 2028 kommt: Das BMF kündigt in seinen Fragen und Antworten ein Meldesystem an, nennt aber kein Datum.

Zum Nachbauen

Das Paket zu diesem Beitrag enthält das Prüfskript, die Grenzfalltests, drei erfundene Betriebe mit siebzehn Rechnungen und den Fahrplan bis 2028. Nur Python, keine weiteren Pakete. Entpacken, dann:

• pflicht_ab_wann.py: rechnet mit umsatz den Gesamtumsatz 2026 aus und beurteilt mit rechnungen jede geplante Ausgangsrechnung samt Versandweg; die Ausgaben oben stammen daraus
• test_grenzfaelle.py: vierzehn Tests an den Wörtern im Gesetz, darunter die zehntausend Zerlegungen von genau 800.000 Euro
• testdaten/ und erzeuge_testdaten.py: die drei Betriebe und siebzehn Rechnungen, mit denen die Ausgaben entstanden sind
• fahrplan.md: was bis wann zu tun ist, als abhakbare Liste mit Paragraf hinter jedem Punkt
• AUFTRAG.md: der Text, mit dem ihr das Skript an euren eigenen Rechnungsexport anpassen lasst, ohne dass jemand die Regeln anfasst

Stand dieses Artikels

Rechtslage am 4. Oktober 2026: § 14, § 19 Abs. 2 und § 27 Abs. 38 UStG sowie §§ 33, 34, 34a UStDV, gelesen auf gesetze-im-internet.de (UStG zuletzt geändert durch Art. 5 des Gesetzes vom 29. Juni 2026). BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 (GZ III C 2 - S 7287-a/00019/007/243), abgerufen beim BMF; BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024 (GZ III C 2 - S 7287-a/23/10001 :007), Randnummern 55 bis 65, gelesen in der von der Bundesarchitektenkammer bereitgestellten Kopie, weil das BMF die Datei nicht mehr anbietet; BMF-Fragen und Antworten zur E-Rechnung, Stand März 2026. Das Prüfskript ist am 4. Oktober 2026 mit Python 3.12.2 gegen die erfundenen Testdaten gelaufen, die Tests mit pytest 7.4.4; alle Ausgaben oben stammen aus diesem Lauf. Gegen echte Rechnungslisten haben wir es nicht laufen lassen. Ungeprüft ist, wie die Finanzverwaltung Dezember-Leistungen behandelt, die erst im Januar abgerechnet werden; die Einordnung als E-Rechnungspflicht folgt allein dem Wortlaut. Die Lesart zu § 33 Satz 3 UStDV bei § 13b ist ebenfalls unsere aus dem Wortlaut, eine Verwaltungsaussage dazu haben wir nicht gefunden. Dieser Beitrag ist keine Steuer- und keine Rechtsberatung.

Häufige Fragen