E-Rechnung Pflicht: was ein Betrieb wirklich umstellen muss

Seit dem 1. Januar 2025 muss jeder inländische Unternehmer E-Rechnungen empfangen können, der Kleinunternehmer mit drei Rechnungen im Monat eingeschlossen. Das BMF ist an dieser Stelle knapp: Es sind keine Ausnahmen vorgesehen. Die Umstellung, die daraus folgt, ist für die meisten Betriebe kleiner als der Aufwand, den sie dafür einplanen.

Danach weißt du:

• welche der beiden Pflichten dich heute trifft und welche erst später
• was du zum Empfangen wirklich brauchst
• wie du eine Rechnung ohne Lizenz erzeugst und prüfst

Was seit dem 1. Januar 2025 gilt, und was nicht

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das ein Programm ohne Zwischenschritt auslesen kann. Das ist nicht dasselbe wie eine Rechnung, die elektronisch übermittelt wird. Eine PDF im Anhang einer Mail ist elektronisch übermittelt und trotzdem keine E-Rechnung.

Strukturiert heißt, dass jedes Feld benannt ist. Der Rechnungsbetrag steht nicht irgendwo auf einer Seite, sondern in einem Feld, das Rechnungsbetrag heißt. Eine XRechnung ist reines XML und sieht für einen Menschen nach nichts aus. Eine ZUGFeRD-Datei ist eine PDF, in der dasselbe XML mitgeliefert wird, und die sieht für einen Menschen nach einer Rechnung aus.

Pflicht ist seit dem 1. Januar 2025 der Empfang. Wer eine E-Rechnung bekommt, muss sie annehmen und aufbewahren können, ohne Vorlauf und ohne Übergangsfrist. Für das Ausstellen gilt etwas anderes, und dort laufen die Fristen gestaffelt aus.

Das Gesetz knüpft den Übergang an das Datum des Umsatzes, nicht an das Rechnungsdatum. Eine Leistung im Dezember 2026, abgerechnet im Februar 2027, richtet sich nach der Regel für 2026. Wer nach Rechnungsdatum plant, liegt an jeder Jahresgrenze daneben, und zwar genau in den Wochen, in denen der Rechnungslauf am vollsten ist.

Empfangen und ausstellen sind zwei Pflichten

Der Empfang gilt seit dem 1. Januar 2025 für alle und kennt keine Erleichterung. Das Ausstellen ist gestaffelt und hängt am Umsatz des Vorjahres. Wer beides zusammenwirft, plant entweder zu früh oder zu spät.

Praktisch heißt das zweierlei. Du darfst bis zum Ende der für dich geltenden Übergangsfrist weiter Papier verschicken, und du musst seit Anfang 2025 trotzdem annehmen, was ein Lieferant strukturiert schickt. Ein Widerspruchsrecht gibt es dafür nicht.

Ein Lieferant, der bereits umgestellt hat, fragt nicht nach, sondern schickt. Was dann im Postfach liegt, ist eine XML-Datei oder eine PDF mit XML darin, und beide muss dein Betrieb aufbewahren können, auch wenn er selbst noch jahrelang Papier verschickt.

Daraus folgt eine Reihenfolge für die Umstellung. Der Empfang gehört sofort geregelt, weil die Pflicht seit über einem Jahr läuft. Das Ausstellen gehört geplant, weil dafür noch Zeit ist und weil der Termin am Umsatz hängt.

Die Fristen, nach Umsatz sortiert

Die Erleichterung für das Ausstellen steht in § 27 Abs. 38 UStG, und der entscheidende Halbsatz lautet: nicht mehr als 800.000 Euro. Gemeint ist der Gesamtumsatz nach § 19 Absatz 2 UStG. Drei Stellen darin werden regelmäßig falsch wiedergegeben.

Im Gesetz steht nicht mehr als, nicht unter, und damit behält ein Betrieb mit genau 800.000 Euro die Erleichterung. Ein einziges Wort verschiebt die Grenze um einen ganzen Betrieb.

Gezählt wird der Gesamtumsatz dessen, der die Rechnung ausstellt, nicht der des Empfängers. Ein kleiner Betrieb, der einen Konzern beliefert, richtet sich also nach seinem eigenen Umsatz und nicht nach dem seines Kunden. Umgekehrt gilt dasselbe.

Maßgeblich ist das vorangegangene Kalenderjahr, für die Erleichterung im Jahr 2027 also 2026. Das ist das Jahr, das gerade läuft. Wer wissen will, ob ihn die Pflicht zum 1. Januar 2027 trifft, schaut auf die Zahlen, die er in diesem Moment erst noch schreibt.

Die Erleichterung erhält dabei sonstige Rechnungen allgemein, nicht nur die PDF. Papier fällt genauso darunter, und deshalb ist der Satz, ab 2027 sei die PDF verboten, in beide Richtungen zu ungenau.

Nach Jahren sortiert sieht die Staffel so aus:

Jahr des Umsatzes   Maßgeblicher Umsatz   Grenze          Sonstige Rechnung erlaubt
2025                keiner                keine           ja, unabhängig vom Umsatz
2026                keiner                keine           ja, unabhängig vom Umsatz
2027                Gesamtumsatz 2026     800.000 Euro    nur bis einschließlich der Grenze
ab 2028             keiner                keine           nein

Die Jahreszahl ist das Jahr des Umsatzes, nicht des Rechnungsdatums. Dieselbe Staffel liegt dem Paket als fristen.csv bei, mit den dauerhaften Ausnahmen aus dem nächsten Abschnitt und dem Paragrafen hinter jeder Zeile.

Woran sich entscheidet, ob eine PDF zählt

Eine PDF ist ein festgelegtes Seitenbild mit einer Textebene darunter. Ein strukturierter Datensatz ist das nicht. Ein Buchhaltungsprogramm kann Beträge daraus ableiten, sicher benennen kann es sie nicht.

Eine Bauart trägt den Namen ZUGFeRD und fällt aus dieser Regel heraus. Dabei steckt der strukturierte Datensatz als XML in der PDF, und beide Teile beschreiben dieselbe Rechnung. Von außen sieht so eine Datei aus wie jede andere PDF, weshalb ohne Prüfung niemand sagen kann, welche der beiden Arten im Ordner liegt.

Bis zum 31. Dezember 2026 braucht Papier keine Zustimmung des Empfängers. Eine PDF oder ein anderes nicht konformes elektronisches Format braucht sie. Dieser Unterschied verschwindet in fast jeder Zusammenfassung des Themas.

Folgen hat er an zwei Stellen. Er entscheidet heute darüber, ob ein Empfänger deine Rechnung überhaupt annehmen muss. Und er entscheidet darüber, was nach dem Auslaufen der Übergangsregelungen zulässig bleibt.

Formalismus ist das deshalb nicht. Ein Betrieb, der seit Jahren PDF verschickt und nie widersprochen bekommen hat, hat den bequemeren Weg genommen und nicht den sicheren. Papier war die ganze Zeit die Variante, die niemand ablehnen konnte.

Wer ausgenommen ist

Vom Empfang ist niemand ausgenommen. Der Kleinunternehmer nach § 19 UStG steht darin wie die GmbH mit dreißig Beschäftigten, und das BMF formuliert es ohne Spielraum: Es sind keine Ausnahmen vorgesehen.

Beim Ausstellen gibt es Ausnahmen, und die meisten davon fehlen in Übersichten, die nur die 800.000-Euro-Grenze kennen:

• Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro nach § 33 UStDV
• Fahrausweise nach § 34 UStDV
• Rechnungen von Kleinunternehmern nach § 34a UStDV
• Leistungen an juristische Personen, die nicht Unternehmer sind, und steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG
• Umsätze innerhalb der noch laufenden Übergangsfrist, für die eine sonstige Rechnung genügt

Die ersten drei stehen in der Durchführungsverordnung mit demselben Satz: Eine solche Rechnung kann abweichend von § 14 Abs. 2 Satz 2 UStG immer als sonstige Rechnung übermittelt werden. Immer heißt ohne Frist und ohne Umsatzgrenze; gelesen am 19. September 2026 auf gesetze-im-internet.de.

Eine juristische Person, die nicht Unternehmer ist, ist keine seltene Erscheinung. Wer regelmäßig an solche Stellen abrechnet, hat dort keine Pflicht zur E-Rechnung, und das trifft mehr Betriebe, als der Wortlaut vermuten lässt.

Der Kleinunternehmer verwirrt an dieser Stelle besonders zuverlässig. Beim Empfang gilt für ihn dieselbe Pflicht wie für alle, seit dem 1. Januar 2025 und ohne Ausnahme. Beim Ausstellen ist er dauerhaft ausgenommen, und zwar nicht wegen der 800.000-Euro-Grenze, sondern wegen § 34a Satz 4 UStDV: Seine Rechnungen über steuerfreie Kleinunternehmerumsätze dürfen immer sonstige Rechnungen sein, auch nach 2027. Zwei Pflichten, zwei völlig verschiedene Antworten für denselben Betrieb.

Der letzte Punkt ist keine Ausnahme im engeren Sinn, sondern eine Frist. Er wirkt trotzdem wie eine, solange er läuft, und er ist der Grund, warum in vielen Betrieben bis heute nichts passiert ist.

Was ein Betrieb zum Empfangen braucht

Ein E-Mail-Postfach genügt. Das ist keine Vereinfachung für den Hausgebrauch, sondern der Wortlaut des BMF: Für den Empfang einer elektronischen Rechnung genügt bereits ein E-Mail-Postfach.

Damit war die Empfangspflicht für die meisten Betriebe an dem Tag erfüllt, an dem sie entstanden ist. Wer eine geschäftliche Mailadresse hat, hat den Empfang. Kein Portal, kein Anbieter, keine Lizenz.

Was danach mit der Datei geschieht, ist ein eigener Ablauf: wohin sie wandert, wer sie öffnet, wem auffällt, wenn eine fehlt. Das gehört zur Rechnungsverarbeitung und nicht zur Empfangspflicht.

Eine Pflicht bleibt am Empfang selbst hängen, und das ist die Aufbewahrung. Buchungsbelege sind seit dem 1. Januar 2025 acht Jahre aufzubewahren und nicht mehr zehn, verkürzt durch das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz. Die Frist steht in § 147 Abs. 3 AO und für Rechnungen eigens in § 14b Abs. 1 UStG. Viele Artikel, die noch im Umlauf sind, stehen auf zehn Jahren.

Verkürzt wurde nur eine Kategorie: Die acht Jahre gelten für Buchungsbelege und damit für die Rechnungen selbst, während Bücher, Inventare und Jahresabschlüsse bei zehn bleiben. Wer nach acht Jahren den ganzen Ordner wegwirft, entsorgt zu viel. Gerechnet wird ab dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde, sodass eine Rechnung vom Januar 2025 bis Ende 2033 aufzubewahren ist und nicht bis Januar 2033. Beide Paragrafen haben wir am 19. September 2026 auf gesetze-im-internet.de gelesen: § 147 Abs. 3 AO teilt in zehn Jahre für Absatz 1 Nummer 1 und 4a, acht Jahre für Nummer 4 und sechs Jahre für den Rest; § 14b Abs. 1 UStG sagt acht Jahre ab dem Schluss des Kalenderjahres der Ausstellung. Die Übergangsregel steht nicht dort, sondern in Art. 97 § 19a EGAO: Die acht Jahre gelten für alle Belege, deren alte Zehnjahresfrist am 1. Januar 2025 noch lief. Kreditinstitute, Versicherungen und Wertpapierinstitute bleiben seit einer Änderung vom 22. Dezember 2025 dauerhaft bei zehn.

Aufbewahrt gehört dabei die Datei so, wie sie angekommen ist, und nicht ein Ausdruck davon. Das BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 sagt es in Randziffer 60 so: Bei einer E-Rechnung ist zumindest deren strukturierter Teil so aufzubewahren, dass er unversehrt in seiner ursprünglichen Form vorliegt. Ein Ausdruck einer XML-Datei ist nicht ihre ursprüngliche Form, und ein Bildschirmfoto der ZUGFeRD-Ansicht enthält den strukturierten Teil gar nicht. § 147 Abs. 2 AO verlangt für empfangene Belege auf Datenträgern zusätzlich, dass die Wiedergabe bildlich mit dem Empfangenen übereinstimmt und maschinell auswertbar bleibt. Derselbe Absatz des BMF-Schreibens nimmt eine Sorge weg: Eine Ablage außerhalb eines GoBD-konformen Systems ist für sich genommen kein Verstoß gegen § 14b UStG. Ein Ordner auf dem Server genügt also, solange niemand die Datei nachträglich anfasst; wie man das nachweist, beschreibt der Beitrag zur GoBD bei automatischen Abläufen.

Eine XML-Datei, die im Postfach liegt und die niemand öffnen kann, ist rechtlich empfangen und praktisch nutzlos. Lesbar wird sie mit einem Werkzeug, das nichts kostet. Dort fängt der praktische Teil an.

Was Mustangproject kostenlos abdeckt

Mustangproject ist eine Bibliothek und ein Kommandozeilenwerkzeug für ZUGFeRD und XRechnung, veröffentlicht unter der Apache-2.0-Lizenz. Ein Rechnungsprogramm ist es nicht. Es erzeugt, liest und prüft die Dateien, die ein Rechnungsprogramm ausgibt, und schreibt selbst keine Rechnung.

Die Version 2.26.0 ist am 25. August 2026 erschienen (Release core-2.26.0, am 19. September 2026 über die GitHub-Releases-API nachgesehen; die Datei Mustang-CLI-2.26.0.jar hat 59.163.641 Bytes). Dass sie ZUGFeRD 2.5.2 und XRechnung 3.0.2 abdeckt, sagt die Projektseite; die Release-Notizen selbst nennen nur die Anhebung des EN-16931-Schematrons auf 1.3.16. Vorausgesetzt sind eine Java-Laufzeitumgebung ab Version 11 und eine Kommandozeile. Sonst nichts.

Die Prüfung ist der Teil, der den Unterschied macht:

java -jar Mustang-CLI-2.26.0.jar --action validate --no-notices --source rechnung.pdf

Die Ausgabe ist das eine, der Rückgabewert das andere. Bei einer gültigen Datei endet der Aufruf mit dem Rückgabewert 0, bei einer ungültigen mit einem Wert ungleich 0; in unserem Lauf war es 255. Damit lässt sich die Prüfung in einen Ablauf hängen, statt sie jedes Mal von Hand zu lesen.

Für ganze Verzeichnisse gibt es zwei Varianten, die das erwartete Ergebnis im Namen tragen:

java -jar Mustang-CLI-2.26.0.jar --action validateExpectValid -d ./eingang
java -jar Mustang-CLI-2.26.0.jar --action validateExpectInvalid -d ./gegenbeispiele

Verzeichnisse nimmt die CLI mit -d entgegen, nicht mit --source; das steht so in der Hilfe, und wer es verwechselt, bekommt eine Rückfrage nach dem Verzeichnis statt eines Fehlers.

Die zweite Variante klingt zunächst überflüssig. Nützlich ist sie trotzdem, weil sie prüft, ob die Prüfung selbst noch anschlägt. Ein Ordner mit absichtlich kaputten Beispielen ist die einzige Art, das festzustellen.

Für den PDF/A-Teil ist VeraPDF eingebettet, und du musst dafür nichts nachinstallieren. Das ist der Teil, an dem selbst gebaute Prüfungen sonst scheitern, weil PDF/A eine eigene Norm ist und nicht am Dateinamen hängt.

Neben der Prüfung deckt das Werkzeug drei Aufgaben ab, die im Alltag häufiger vorkommen als das Erzeugen:

• extract zieht die XML aus einer ZUGFeRD-PDF heraus
• visualize macht aus der XML eine lesbare Ansicht
• combine hängt eine vorhandene XML an eine vorhandene PDF

Der Weg zur eigenen konformen Rechnung führt über den dritten davon. Dein Programm schreibt die PDF wie bisher, die XML kommt daneben, combine macht daraus eine Datei, und validate sagt, ob sie durchgeht. Welche Parameter die einzelnen Aktionen erwarten, steht im Werkzeug selbst:

java -jar Mustang-CLI-2.26.0.jar --help

Weitere Aktionen heißen pdf, a3only, ubl und upgrade. Dazu kommt metrics, das ein eigenes Kapitel verdient.

Der REST-Teil gehört nicht dazu. Mustangserver ist ein eigenes Produkt mit eigener Versionsnummer, kein Schalter an der Kommandozeile. Wer danach sucht und nur die Kommandozeile findet, sucht am falschen Ort.

Was im eigenen Rechnungsarchiv steckt

metrics zählt, wie viele PDF-Dateien in einem Verzeichnis bereits ZUGFeRD enthalten. Ein Aufruf, ein Verzeichnis, eine Zahl.

java -jar Mustang-CLI-2.26.0.jar --action metrics -d ./eingangsrechnungen-2026

Das beantwortet eine Frage, für die es sonst nur eine Stichprobe gibt: wie weit deine Lieferanten schon sind. Die Antwort darauf ist keine Rechtsfrage, sondern eine Planungsfrage. Wer heute strukturiert liefert, schickt dir morgen nichts anderes mehr.

Interessant wird die Zahl im Vergleich. Einmal über das Archiv des letzten Jahres und einmal über das laufende, und der Abstand dazwischen sagt, wie schnell sich das Umfeld bewegt. Steigt die Zahl kaum, hast du Zeit. Steigt sie von Jahr zu Jahr, sitzt die Umstellung deines Empfangs schon in der Post.

Ein echtes Eingangsrechnungsarchiv können wir hier nicht zeigen. Deshalb haben wir am 19. September 2026 eines nachgebaut: zwei Jahre, drei erfundene Lieferanten, 15 PDFs, zusammengesetzt aus den zwei Testdateien des Beitrags über die Formate, einer ZUGFeRD-PDF und einer gewöhnlichen PDF. Das Skript dafür liegt im Paket. Darüber einmal metrics je Jahr, einmal je Lieferant:

$ sh mustang-kommandos.sh zaehle testarchiv/2025
Files:  7   Dirs: 3   PDF: 7   ZUGFeRD: 1   Total:  499.80
$ sh mustang-kommandos.sh zaehle testarchiv/2026
Files:  8   Dirs: 4   PDF: 8   ZUGFeRD: 5   Total: 2499.00
$ sh mustang-kommandos.sh zaehle testarchiv/2026/bauer-elektrotechnik
Files:  4   Dirs: 1   PDF: 4   ZUGFeRD: 4   Total: 1999.20
$ sh mustang-kommandos.sh zaehle testarchiv/2026/mueller-buerobedarf
Files:  2   Dirs: 1   PDF: 2   ZUGFeRD: 0   Total:    0
$ sh mustang-kommandos.sh zaehle testarchiv/2026/schulz-transporte
Files:  2   Dirs: 1   PDF: 2   ZUGFeRD: 1   Total:  499.80
$ sh mustang-kommandos.sh pruefe testarchiv/2026/mueller-buerobedarf/re-2026-011.pdf
    <exception type="17">XML could not be extracted</exception>
  <summary status="invalid"/>
Rückgabewert: 255

Wann Software sich trotzdem lohnt

Eine Kommandozeile ist ein Ablauf für eine Person. Für eine Buchhaltung mit vier Arbeitsplätzen ist sie keiner. Das kostenlose Werkzeug deckt Erzeugen und Prüfen ab, und was zwischen Rechnung und Buchung liegt, deckt es nicht ab.

Drei Fälle, in denen sich eine Lizenz rechnet:

• Mehrere Leute schreiben Rechnungen, und keiner davon öffnet eine Kommandozeile
• Die Rechnungen entstehen in einer Warenwirtschaft und sollen dort auch bleiben
• Die Ablage muss revisionssicher sein und niemand im Betrieb will sie selbst betreiben

Der Rechenweg dahinter ist schlicht. Was die Lizenz im Jahr kostet, gegen die Stunden Handarbeit, die sie erspart. Unterhalb einer Handvoll Rechnungen im Monat gewinnt fast immer das kostenlose Werkzeug, darüber kippt es schnell.

Ein Zwischenweg wird selten genannt und trägt oft am weitesten. Das Rechnungsprogramm bleibt, wie es ist, und die Kommandozeile prüft nur, was es ausgibt. Damit hast du eine unabhängige Kontrolle über eine Ausgabe, die dir sonst ein Anbieter allein bestätigt.

Was noch kommt

Die Übergangsregelungen enden am 31. Dezember 2027. Was danach gilt, ergibt sich aus dem Gesetz, aber das BMF nennt in seinen Schreiben kein Jahr 2028. Der Satz, ab 2028 sei alles elektronisch, ist zu grob für das, was tatsächlich dasteht.

EDI-Verfahren laufen über 2028 hinaus weiter, sofern sich aus ihnen ein richtlinienkonformer Meldedatensatz gewinnen lässt. Wer heute EDI fährt, verliert es also nicht automatisch mit einem Jahreswechsel. Die Bedingung steckt in dem Halbsatz über den Meldedatensatz, und dort gehört auch die Frage an den eigenen Anbieter hin.

Das Meldesystem, das sich an ViDA anlehnt, ist angekündigt und hat kein Datum. Wann es kommt, ist offen. Eine Umstellung, die heute schon darauf ausgerichtet wird, richtet sich auf eine Vermutung aus, und Vermutungen sind eine schlechte Grundlage für eine Anschaffung mit Vertragslaufzeit.

Wo die Empfehlung nicht mehr gilt

Die Empfehlung, mit einem Postfach und einem kostenlosen Werkzeug auszukommen, gilt nicht überall. Gemeint ist der Betrieb, in dem eine Person die Rechnungen schreibt und eine Kommandozeile öffnen kann. Sobald zwei Personen daran arbeiten, ist der Ablauf, den dieser Artikel beschreibt, der falsche.

Die Paragrafen hier sind der Stand von heute. Bei einer Entscheidung, die Geld kostet, gehört das BMF-Schreiben daneben und nicht nur ein Artikel darüber.

Zum Nachbauen

Das Paket zu diesem Beitrag enthält die Checkliste, die Fristen als Tabelle, die Mustang-Kommandos als Skript und das Testarchiv. Entpacken, Java und Mustang-CLI 2.26.0 bereitlegen (die README nennt den Download), dann:

• umstellungs-checkliste.md: Empfang, Aufbewahrung, Ausstellen als abhakbare Punkte, mit Paragraf hinter jedem
• fristen.csv: die Staffel nach Umsatz und die dauerhaften Ausnahmen, eine Zeile je Regel
• mustang-kommandos.sh: pruefe, zaehle, erwarte-gueltig, erwarte-ungueltig, xml, ansicht, verbinde, mit den Parametern, die die CLI wirklich erwartet
• baue_testarchiv.sh und testdaten/: das synthetische Archiv, mit dem die Zahlen oben entstanden sind

Stand dieses Artikels

Rechtslage am 19. September 2026 nach gesetze-im-internet.de (§ 27 Abs. 38 UStG, § 14b UStG, § 147 AO, §§ 33, 34, 34a UStDV), dem BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 (GZ III C 2 - S 7287-a/00019/007/243) und den BMF-Fragen und Antworten mit Stand 23. März 2026. Mustang-CLI 2.26.0 vom 25. August 2026 ist am 19. September 2026 mit OpenJDK 11.0.23 gegen das synthetische Archiv gelaufen; die Ausgabe oben ist die dieses Laufs. Gegen ein echtes Rechnungsarchiv und gegen Rechnungen aus einem echten Rechnungsprogramm haben wir das Werkzeug nicht laufen lassen, und die Aktionen visualize und combine haben wir nur aufgerufen, nicht bewertet. Was ein Verstoß nach Ablauf der Übergangsfrist kostet, steht nicht in diesem Beitrag. Dieser Beitrag ist keine Steuer- und keine Rechtsberatung.

Häufige Fragen