Ein Agent für die Ablage

Die Idee: Ein Agent sieht sich die Ablage an, erkennt die Ordnung darin und räumt neue Dateien selbständig ein. Wir haben ihn zwei Wochen lang auf eine Kopie unserer Projektablage losgelassen — Projekte nach Nummer und Kunde, darunter Angebote, Rechnungen, Pläne, Schriftverkehr; daneben Verwaltung mit Lieferantenrechnungen, Verträgen, Personal. Jeden Morgen bekam er, was am Vortag im Eingang gelandet war, und durfte es verschieben. Eine Kopie deshalb, weil ein Werkzeug mit Schreibrechten auf einer echten Ablage nichts zu suchen hat, solange man es nicht kennt.

Was gut lief

Die Ordnung zu erkennen, gelingt erstaunlich gut. Nach zwanzig Beispieldateien — je Ordner zwei bis drei Namen und die ersten Zeilen des Inhalts — lagen die Vorschläge fast durchweg richtig, auch bei Ordnern, deren Namen wenig verraten. Ein Angebot mit Projektnummer im Text kam in den richtigen Projektordner unter Angebote. Eine Rechnung des Elektrogroßhandels mit einem Kommissionsvermerk kam zu den Lieferantenrechnungen, nicht ins Projekt, weil die Ablage das so vorgemacht hatte. Ein Ausbildungsvertrag ging nach Personal, obwohl niemand ihm das gesagt hatte.

Das Entscheidende dabei: Der Agent liest den Inhalt, nicht nur den Namen. Ein Dateiname wie Scan_20260915_1042 sagt nichts; die ersten Zeilen sagen „Abnahmeprotokoll, Produktionshalle Kessler Metallbau“. Feste Regeln nach Dateinamen hätten diese Datei nie zugeordnet. Für alles, was einem Schema folgt — Abschlagsrechnungen mit AR-Nummer, Angebote mit Angebotsnummer — sind feste Regeln trotzdem besser, weil sie in einer Millisekunde laufen und sich nie umentscheiden.

Wo es klemmt

Drei Sorten Fehler, jede mit einem Vorfall aus den zwei Wochen.

Bei Unsicherheit legt der Agent einen neuen Ordner an, statt nachzufragen. Am vierten Tag kam die dritte Revision eines Installationsplans für den Praxisumbau. Das Projekt hatte keinen Ordner für Pläne, weil die ersten beiden Revisionen noch als Mailanhang im Schriftverkehr lagen. Der Agent legte einen Ordner Pläne an und die Datei hinein — was für sich genommen vernünftig war. Zwei Tage später kam Revision vier, und diesmal hieß der neue Ordner Plaene, ohne Umlaut. Zwei Ordner, zwei Revisionen, keiner falsch, beide zusammen ein Problem. Ein Agent, der einen Ordner anlegen darf, entscheidet über die Struktur der Ablage, und das ist keine Entscheidung, die man nebenbei einem Modell überlässt.

Zwei ähnliche Dateien landen an zwei verschiedenen Stellen. Am neunten Tag lagen zwei Rechnungen desselben Großhändlers im Eingang, fortlaufende Nummern, beide mit dem Vermerk der Kommission Praxisumbau. Die erste ging zu den Lieferantenrechnungen, wie es die Ablage vorgibt. Die zweite ging in den Projektordner unter Rechnungen, zu den Abschlagsrechnungen, die wir dem Kunden stellen — der Agent hatte diesmal die Kommission für die Zuordnung genommen. Für sich genommen ist jede der beiden Entscheidungen begründbar. Nebeneinander sind sie ein Widerspruch, und niemand hat ihn gesehen, weil der Agent jede Datei einzeln betrachtet und keine Liste schreibt.

Ein Fehler fällt erst auf, wenn jemand die Datei sucht. Das ist die eigentliche Klemmstelle, und die beiden anderen hängen daran. Der Scan des Abnahmeprotokolls aus der Halle war am fünften Tag in den Ordner Rechnungen des Projekts gewandert — das Protokoll nennt Beträge, und Beträge waren für das Modell Rechnung genug. Aufgefallen ist das am vierzehnten Tag, als der Kunde das Protokoll für seine Versicherung brauchte und die Kollegin es unter Schriftverkehr suchte, wo es hingehört. Neun Tage lang war die Datei falsch abgelegt, und in den neun Tagen hat niemand etwas bemerkt, weil ein verschobener Fehler keinen Alarm auslöst. Er liegt still, bis er teuer wird.

Was dabei herauskommt

So sieht die Liste aus, die der Agent jetzt schreibt — hier der regelbasierte Lauf aus dem Paket, der ohne Modell auskommt:

Ablage: 14 Ordner mit Dateien. Eingang: 8 Dateien. Modell: attrappe
  Angebot_2026-0331_Kessler_Buero_Anbau.txt            -> Projekte/2026-014 Halle Kessler Metallbau/Angebote (hoch)
  Arbeitsvertrag_Entwurf_Azubi_Neumann.txt             -> Verwaltung/Personal (hoch)
  Mail_Bauleitung_Isarstrasse_Terminverschiebung.txt   -> Projekte/2026-022 Wohnanlage Isarstraße/Schriftverkehr (mittel)
  Notiz.txt                                            -> KLAERUNG (niedrig)
  Plan_Praxis_Halm_EG_Rev3.txt                         -> KLAERUNG (niedrig)
  RE-2026-0452_Elektro_Grosshandel_Meier.txt           -> Verwaltung/Lieferantenrechnungen/2026 (hoch)
  RE-2026-0453_Elektro_Grosshandel_Meier.txt           -> Verwaltung/Lieferantenrechnungen/2026 (hoch)
  Scan_20260915_1042.txt                               -> Projekte/2026-014 Halle Kessler Metallbau/Schriftverkehr (mittel)
Geschrieben: vorschlaege.md. 8 Vorschläge, davon 2 zur Klärung, 0 mit Widerspruch. Nichts verschoben.

Und der Eintrag für den Plan, der in den zwei Wochen den Ordner Plaene bekommen hätte:

## 5. Plan_Praxis_Halm_EG_Rev3.txt
- Ziel: KLAERUNG
- Sicherheit: niedrig
- Begründung: Kunde aus 'Projekte/2026-019 Praxis Dr. Halm' erkannt, Dokumentart Pläne,
  aber das Projekt hat keinen Ordner Pläne. Es wird keiner angelegt.
- Status: offen

Drei Dinge daran sind Absicht. Das Ziel muss ein Ordner sein, den es gibt; was das Modell sonst vorschlägt, wird zur Klärung, mit dem Vermerk, was es wollte. Dateien mit demselben Merkmal — gleiche Kommission, gleiche Rechnungsreihe — und verschiedenen Zielen werden als Widerspruch markiert, beide. Und die letzte Zeile: Nichts verschoben.

Unser Fazit

Der Agent läuft weiter, aber er darf nichts mehr verschieben. Er schreibt seine Vorschläge in eine Liste, die einmal am Tag jemand bestätigt. Das dauert zwei Minuten und hat das Suchen beendet.

Die zwei Minuten sind der Kern der Entscheidung, nicht ein Kompromiss. Acht Dateien, acht Vorschläge, acht Tastendrücke — ja, nein, anderer Ordner, später. Die zwei Klärungsfälle, die der Agent nicht zuordnen kann, sind genau die, für die es einen Menschen braucht: Aus der Notiz zum Rückruf wird vielleicht ein Nachtrag, vielleicht nichts; das entscheidet niemand aus dem Dateiinhalt. Und die Person, die bestätigt, kennt jeden Morgen den Stand der Ablage, statt ihn zu verlieren, weil eine Maschine ihn verwaltet.

Was wir nicht gebaut haben: einen Agenten, der aus den Korrekturen lernt. Was jemand mit „anderer Ordner“ korrigiert, steht im Protokoll, fließt aber nicht in den nächsten Lauf ein. Das wäre der nächste Schritt, und er ist heikler, als er klingt — wer aus Korrekturen lernt, lernt auch aus falschen.

Zum Nachbauen

Das Paket zu diesem Beitrag enthält den Vorschlagsagenten, das Bestätigungsskript, den Prompt und eine erfundene Projektablage, in der die drei Vorfälle nachgestellt sind. Entpacken, dann:

• vorschlagsagent.py: liest testdaten/eingang/, schreibt vorschlaege.md, verschiebt nie. MODELL=attrappe läuft ohne Modell, ollama:llama3.2 ist der Standard, ein anderes Ollama-Modell trägt man genauso ein.
• bestaetigen.py: die zwei Minuten am Tag. Ohne --ausfuehren ein Trockenlauf; mit --ausfuehren verschiebt es, was ihr mit ja oder einem eigenen Ordner bestätigt. Einen Ordner, den es nicht gibt, legt es nicht an.
• prompts/einsortieren.md: die fünf Regeln als Systemanweisung, mit dem Klärungsfall als Beispiel.
• testdaten/ablage/ und testdaten/eingang/: die Bauer Elektrotechnik GmbH mit 23 Dateien in 14 Ordnern und acht neuen Dateien, darunter der Plan ohne Planordner, die zwei Großhandelsrechnungen und der Scan mit Zahlennamen.
• beispiele/vorschlaege_llama3.2_2026-09-18.md: die Liste, die das kleine Modell geschrieben hat, unverändert.

Stand dieses Artikels

Die zwei Wochen liefen auf einer Kopie unserer eigenen Projektablage; die drei Vorfälle sind so passiert, die Ablage im Paket ist ein erfundener Elektrobetrieb, in dem sie sich nachstellen lassen. Das Paket ist am 18. September 2026 mit Python 3.12.2 gelaufen: der regelbasierte Lauf, der Lauf mit llama3.2 über Ollama (Temperatur 0, zwei Minuten achtundzwanzig Sekunden für acht Dateien) und das Bestätigen auf einer Kopie, im Trockenlauf und mit --ausfuehren. Mit llama3.2 lagen vier von acht Vorschlägen richtig; die zwei Wochen liefen mit einem anderen Modell, und die Zahl „fast durchweg richtig“ stammt von dort, nicht aus dem Paket. Ein größeres lokales Modell haben wir gegen die Testdaten nicht geprüft.

Häufige Fragen