Rechnungsmails an die Buchhaltung weiterleiten, und nur die Rechnungen

In vielen Betrieben leitet jemand jeden Morgen die Rechnungsmails des Vortags an die Upload-Adresse von DATEV Unternehmen online weiter. Die naheliegende Automatisierung steht in der DATEV-Hilfe selbst: eine Regel im Mailsystem, Bedingung „nur E-Mails mit Anhang“, Aktion „weiterleiten“. In unserem Testpostfach hätte diese Regel 16 Dateien als Beleg abgeliefert, davon 9, die keine Rechnung sind, vier hätte DATEV abgelehnt, und die Rechnung, die nur als Link kam, wäre still liegen geblieben. Wir bauen den Filter, der davor sitzt.

Was du danach in der Hand hast

• ein Skript, das ein Postfach per IMAP nur lesend durchsieht, Rechnungen nach festen Regeln erkennt und je Mail entscheidet: weiterleiten, zur Prüfung oder liegen lassen
• eine Weiterleitung, die DATEV annimmt: neue Mail vom bestätigten Absender, nur die Rechnungs-PDFs, kein Mailtext, auf den es ankommt
• ein Register, das jede Rechnungsdatei genau einmal hinauslässt, und ein IMAP-Schlagwort, an dem man im Postfach sieht, was erledigt ist
• einen lokalen Testmailserver, der die dokumentierten Regeln der Belegadresse durchsetzt, und eine Messung an 21 Testmails
• eine Zeile für cron und einen n8n-Export, beide mit Trockenlauf ab Werk