Make, Zapier, n8n

Die drei Namen fallen in jedem Gespräch über Automatisierung, sie können auf den ersten Blick dasselbe, und die Vergleiche im Netz drehen sich fast alle um die Zahl der verfügbaren Anschlüsse. Für eine Kanzlei oder eine Beratung ist diese Zahl die unwichtigste Eigenschaft von allen.

Wichtig sind vier andere Fragen: Wo läuft es? Was passiert mit den Daten? Was gehört euch, wenn ihr aufhört zu zahlen? Und was kostet es, wenn es Erfolg hat? Dieser Artikel beantwortet die vier — mit Belegen von den Herstellerseiten, gelesen am 15.09.2026 und in den Preisen am 19.09.2026 nachgeprüft, und mit ausdrücklicher Kennzeichnung dessen, was wir nicht belegen konnten.

Danach weißt du

• Welche der drei Fragen die anderen entscheidet, und warum sie für Häuser mit Mandatsdaten die einzige ist
• Was auf den Herstellerseiten zum Datenstandort tatsächlich steht, und was dort fehlt
• Was die Lizenz von n8n erlaubt und was nicht
• Wie du deinen eigenen Ablauf in Durchläufen, Credits und Tasks durchrechnest, bevor du einen Grundpreis vergleichst

Die Frage, die die anderen drei entscheidet

Nur eines der drei Werkzeuge könnt ihr selbst betreiben. n8n ist als Programm zum Selbstbetreiben gebaut; die kostenlose Community-Fassung läuft auf eurem eigenen Server mit nahezu vollem Funktionsumfang. Wie das geht, steht im Beitrag zum Selbsthosten, mit Messwerten.

Make und Zapier gibt es ausschließlich als Dienst des Anbieters. Make hat einen sogenannten On-prem-Agenten, mit dem ein Szenario auf Systeme in eurem Netz zugreifen kann — das ist ein Verbindungsstück in eurem Netz, keine Make-Installation bei euch. Zapier bietet auf der Enterprise-Stufe eine abgesicherte Netzanbindung zu internen Quellen, ebenfalls kein Selbstbetrieb.

Für Häuser, die aus berufsrechtlichen Gründen wollen, dass Mandatsdaten das Haus nicht verlassen, ist die Auswahl damit an dieser Stelle beendet — und alles Weitere in diesem Artikel ist nur noch Zusatzwissen.

Wo die Daten liegen

n8n Cloud: Die Preisseite sagt, dass Daten für gehostete Tarife innerhalb der EU auf Servern in Frankfurt gespeichert werden; am 19.09.2026 stand der Satz unverändert dort. Die Sicherheitsseite ergänzt, dass der Betrieb auf Microsoft Azure läuft und die Daten derzeit in der Europäischen Union liegen. Eine wählbare Regionsoption haben wir nicht gefunden — EU ist offenbar der Standard und der einzige belegte Ort.

Make: Die Sicherheitsseite nennt Amazon-Infrastruktur und zwei Verfügbarkeitszonen, aber keine Geografie. Die Hilfeseite, die früher die Zonen aufgelistet hat, ist nicht mehr erreichbar. Wir konnten damit nicht belegen, ob und wie sich eine EU-Region wählen lässt. Das ist eine Frage an den Vertrieb, keine, die man aus der Webseite beantworten kann.

Zapier: Hier ist der Befund am deutlichsten und für deutsche Kanzleien am unbequemsten. Die Antwort in Zapiers eigenem Sicherheits-FAQ auf die Frage nach dem Betreiber lautet, Zapier werde auf Amazon Web Services in den Vereinigten Staaten betrieben. Ein Angebot für europäische Datenresidenz haben wir auf der Preisseite, der Enterprise-Seite und den beiden Sicherheitsseiten nicht gefunden — auch nicht auf der obersten Stufe, und auf der Preisseite am 19.09.2026 erneut nicht. Wir konnten also keinen Tarif nennen, ab dem Daten in Europa lägen. Das heißt nicht zwingend, dass es ihn nicht gibt; es heißt, dass er nicht dokumentiert ist, und das ist für eine Prüfung nach § 43e Abs. 4 BRAO derselbe Zustand.

Die Lizenz, die fast niemand liest

n8n steht unter der Sustainable Use License in der Fassung 1.0. Der entscheidende Satz daraus: Man darf die Software nur für die eigenen internen geschäftlichen Zwecke oder für nicht-kommerzielle und persönliche Zwecke verwenden oder ändern.

Was wie gezählt wird — und warum das der Preistreiber ist

Alle drei rechnen nach Verbrauch ab, aber sie zählen etwas völlig Verschiedenes, und das ist wichtiger als der Grundpreis.

• n8n zählt Durchläufe eines Ablaufs — unabhängig davon, wie viele Schritte er hat. Ein Ablauf mit vierzig Knoten kostet so viel wie einer mit dreien. Die Preisseite grenzt das ausdrücklich gegen die Zählweise der anderen ab: Ein Durchlauf ist ein einzelner Lauf des ganzen Ablaufs, egal wie viele Schritte er hat oder wie viele Daten er verarbeitet.
• Make zählt seit Kurzem nicht mehr Operationen, sondern Credits: Jede Modulaktion in einem Szenario zählt als ein Credit, auch der Auslöser und eingebaute Werkzeuge; Router und Fehlerbehandlung kosten nichts. Wer das aus älteren Vergleichen anders im Kopf hat, rechnet falsch.
• Zapier zählt Tasks, also erfolgreich ausgeführte Aktionen; Auslöser, Abfragen, Filter, Paths und Formatter kosten nichts. Neu ist, dass alle Produkte — Zaps, KI-Schritte, Code, SDK — aus demselben Topf ziehen und unterschiedlich stark daraus schöpfen; ein MCP-Werkzeugaufruf kostet zwei Tasks.

Die praktische Folge ist erheblich. Ein Ablauf, der eine Mail liest, zwei Felder prüft, ein Dokument ablegt und eine Nachricht schickt, ist bei n8n ein Durchlauf, bei Make vier Credits und bei Zapier zwei Tasks. Bei tausend Vorgängen im Monat sind das tausend gegen viertausend gegen zweitausend. Genau deshalb ist ein Preisvergleich anhand der Grundpreise wertlos — man muss seinen eigenen Ablauf einmal in allen drei Zählweisen durchrechnen. Der Rechner im Paket tut das; so sieht sein Lauf über genau diesen Ablauf am 19.09.2026 aus:

Ablauf: Rechnung aus dem Postfach ins DMS, mit Nachricht an die Buchhaltung
Schritte: 4, Läufe je Monat: 1.000
  - Postfach abfragen (ausloeser)
  - Betreff und Anhang pruefen (pruefung)
  - Dokument im DMS ablegen (aktion)
  - Nachricht an die Buchhaltung (aktion)

Anbieter Einheit     je Lauf  je Monat   kleinster passender Tarif
n8n      Durchläufe        1     1.000   Starter 20,00 EUR/Monat (2.500 Durchläufe)
make     Credits           4     4.000   Core 9,00 USD/Monat (10.000 Credits)
zapier   Tasks             2     2.000   Team 69,00 USD/Monat (2.000 Tasks)
                                         Community, selbst betrieben (Hetzner CX23): 5,49 EUR/Monat, kein Kontingent

Preise: n8n in EUR, Make und Zapier in USD, nicht umgerechnet. Stand siehe preise.json.
Bei n8n und Make ist unsicher, ob die Seite Monats- oder Jahresabrechnung zeigt; der Bestellvorgang sagt es.

Drei Dinge zeigt der Lauf, die der Grundpreis verschweigt. Make ist mit 4.000 Credits bei diesem Ablauf trotzdem der billigste gemietete Tarif, weil das Kontingent groß ist. Zapier rutscht mit 2.000 Tasks genau auf die Kante des Team-Tarifs, und der nächste Vorgang im Monat kostet einen Aufpreis. Und die Zählweise, die dem Rechner am wenigsten Arbeit macht, ist die von n8n: eine Zeile, weil die Zahl der Schritte keine Rolle spielt.

Die Zählregeln im Rechner sind drei kurze Funktionen, damit jeder sieht, was gezählt wird:

def zaehle_n8n(schritte):
    return 1

def zaehle_make(schritte):
    return sum(1 for s in schritte if s["art"] in ("ausloeser", "aktion", "pruefung", "mcp"))

def zaehle_zapier(schritte):
    return sum(2 if s["art"] == "mcp" else 1 for s in schritte if s["art"] in ("aktion", "mcp"))

Wer bei Make einen Filter als Router baut, zahlt nichts dafür; wer ihn als eingebautes Werkzeug baut, zahlt einen Credit. Das ist der Grund, warum die Art „pruefung“ bei Make zählt und bei Zapier nicht, und warum ein Ablauf je nach Bauweise beim selben Anbieter verschieden teuer ist.

Die Preise, wie sie die Herstellerseiten am 19.09.2026 ausgewiesen haben:

              Einheit       Einstieg                          mittlerer Tarif
n8n           Durchläufe    Starter 20 EUR/Monat              Pro 50 EUR/Monat
                            2.500 Durchläufe                  10.000 Durchläufe
                            (jährlich abgerechnet)            Business 667 EUR (40.000)

Make          Credits       Free 0 USD, 1.000 Credits         Core 9 USD / Pro 16 USD / Teams 29 USD
                            höchstens 2 aktive Szenarien      je 10.000 Credits

Zapier        Tasks         Free 0 USD, 100 Tasks             Professional 19,99 USD (jährlich)
                                                              bzw. 29,99 USD (monatlich), ab 750 Tasks
                                                              Team 69 USD bzw. 103,50 USD, ab 2.000 Tasks

Zwei Einschränkungen, von denen sich eine seit dem 15.09.2026 aufgelöst hat und eine vergrößert. Bei Zapier stehen inzwischen beide Preise auf der Seite, jährlich und monatlich. Bei Make lasen wir am 15.09.2026 Core 12 und Pro 21 USD, am 19.09.2026 auf derselben Seite Core 9, Pro 16 und Teams 29 USD, mit dem Hinweis, jährliche Zahlung spare 15 Prozent oder mehr; welcher der beiden Stände Monats- und welcher Jahrespreis ist, ließ sich an keinem der beiden Tage sicher ablesen, und die beiden Stände passen auch nicht über den Rabatt zusammen. Bei n8n standen an beiden Tagen ausschließlich die jährlich abgerechneten Werte, unverändert. Prüft das vor einer Entscheidung im laufenden Bestellvorgang nach — dort steht es eindeutig.

Verträge und Prüfsiegel

n8n stellt einen vorunterzeichneten Auftragsverarbeitungsvertrag zum Herunterladen bereit, führt eine Liste der Unterauftragnehmer und ein Trust Center. Zur Sicherheit: jährliche Prüfung nach SOC 2 durch einen unabhängigen Prüfer, der Bericht nur für Enterprise-Kunden, ein SOC-3-Bericht öffentlich. Eine Zertifizierung nach ISO 27001 wird auf der Sicherheitsseite nicht erwähnt und konnten wir nicht belegen.

Make stellt den Auftragsverarbeitungsvertrag öffentlich als PDF bereit, dazu eine Unterauftragnehmerliste und ausdrücklich Standardvertragsklauseln für europäische Kunden. SOC 2 Typ II und SOC 3 liegen vor, der SOC-3-Bericht ist öffentlich. Beim ISO-27001-Zertifikat ist eine Feinheit zu beachten: Es lautet auf Celonis SE — Make gehört zu Celonis —, nicht auf das Produkt Make. Ob das für euch genügt, ist eine Frage an die Prüfung, nicht an uns.

Zapier weist SOC 2 Typ II, SOC 3 sowie DSGVO- und CCPA-Konformität aus, mit jährlichen Prüfungen und öffentlichen Berichten über das Trust Center. Ein Auftragsverarbeitungsvertrag wird auf den von uns gelesenen Seiten nicht erwähnt; wir haben die Rechtsseite und das Trust Center nicht abgerufen und gehen davon aus, dass es einen gibt — belegt haben wir ihn nicht. ISO 27001 wird nirgends genannt.

Dieser Abschnitt stammt vom 15.09.2026 und wurde am 19.09.2026 nicht erneut geprüft; die Matrix im Paket sagt das je Zeile.

Wie wir entscheiden würden

Wenn Mandatsdaten im Spiel sind: n8n, selbst betrieben. Nicht weil es das beste Werkzeug ist, sondern weil es das einzige der drei ist, bei dem die Frage nach dem Ort gar nicht erst entsteht. Die Community-Fassung ist kostenlos und für den Anfang ausreichend; der Business-Tarif wird interessant, sobald ihr mehrere Umgebungen, Anmeldung über euer Verzeichnis oder Versionsverwaltung braucht. Was der Selbstbetrieb an Arbeit kostet, Sicherung, Aktualisierung, Prüfung der Abläufe, steht in den beiden Beiträgen zum Selbsthosten und zum Absichern; die Zeit dafür gehört in die Rechnung, und sie ist der Posten, den der Rechner nicht kennt.

Wenn keine Mandatsdaten im Spiel sind — Terminplanung, Newsletterpflege, interne Meldungen, Webseitenformulare: Dann ist die Frage eine der Bequemlichkeit, und Make und Zapier sind darin gut. Zapier hat die meisten fertigen Anschlüsse und die flachste Lernkurve, Make die übersichtlichere Darstellung verzweigter Abläufe.

Und ein Hinweis, der unabhängig von der Wahl gilt: Was ihr baut, gehört euch nur so weit, wie ihr es exportieren könnt. Bei n8n liegt der Ablauf als Datei vor, die ihr wegsichern könnt; wir haben am 19.09.2026 vier Abläufe über die Kommandozeile in eine frische Instanz eingespielt und wieder ausgeleitet, die Knoten kamen unverändert zurück. Bei den beiden anderen prüft vor dem ersten größeren Ablauf, was ein Export tatsächlich enthält und was ihr damit außerhalb des Dienstes anfangen könnt. Diese Frage stellt man am besten, bevor man vierzig Abläufe hat.

Was dieser Vergleich nicht ist

Kein Erfahrungsbericht. Wir haben für diesen Beitrag kein Konto bei Make und keins bei Zapier angelegt und keinen Ablauf dort gebaut. Was wir über Bedienung und Anschlüsse sagen, ist der Stand der Herstellerseiten und unserer älteren Nutzung, nicht einer Messung.

Keine Rechtsberatung. Ob ein Datenstandort in den USA für euer Haus tragbar ist, entscheidet nicht dieser Beitrag, sondern eure Prüfung nach § 43e BRAO und die Mandatsvereinbarung.

Keine Preisliste, die hält. Die Zählweise von Make hat sich zwischen unseren Notizen und dem 15.09.2026 von Operationen auf Credits geändert, und die Beträge zwischen dem 15.09. und dem 19.09.2026 noch einmal. Alle Zahlen hier tragen deshalb ein Datum, und die Datei mit den Preisen im Paket ist die, die ihr vor einer Entscheidung aktualisiert.

Zum Nachbauen

Das Paket zu diesem Beitrag enthält die Matrix, den Fragenkatalog und den Rechner. Entpacken, dann:

• entscheidungsmatrix.md: die vier Fragen je Anbieter beantwortet, jede Antwort mit Quelle und Prüfdatum, mit Zeilen für eure Entscheidung
• fragenkatalog.md: achtzehn Fragen an euch selbst und an den Vertrieb, mit Platz für Antwort und Quelle
• zaehlweise_rechner.py: der Rechner, dessen Lauf oben steht; beispiel_ablauf.json ist der Ablauf aus dem Beitrag, preise.json die Tarife mit Datum

Stand dieses Artikels

Alle Angaben stammen von den offiziellen Hersteller- und Dokumentationsseiten, gelesen am 15.09.2026. Am 19.09.2026 stichprobenartig nachgeprüft: die Preisseiten von n8n, Make und Zapier (Tarife, Kontingente, Zählregeln, der Satz zum Standort Frankfurt bei n8n). Ergebnis: n8n unverändert, Zapier unverändert und um die Monatspreise ergänzt, Make mit anderen Beträgen als am 15.09.2026; beide Stände stehen oben. Nicht erneut geprüft: Sicherheitsseiten, Verträge, Prüfsiegel, die Lizenzdatei (die am 18.09.2026 für den Beitrag „Was ist n8n“ gelesen wurde). Der Rechner lief am 19.09.2026 mit Python 3.12.

Wir haben keine Testkonten angelegt und keine der Plattformen für diesen Vergleich im Betrieb erprobt — es geht hier um die Eigenschaften, die man vor der Entscheidung kennen muss, nicht um einen Erfahrungsbericht.

Was wir ausdrücklich nicht belegen konnten: ob Make eine wählbare EU-Region anbietet, ob Zapier eine europäische Datenresidenz anbietet und in welchem Tarif, und ob Zapier einen Auftragsverarbeitungsvertrag bereitstellt. In allen drei Fällen haben wir gesucht und nichts gefunden — das ist etwas anderes als „gibt es nicht“, und wir behaupten das Zweite nicht.

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