Bevor ein Mandatsdokument das Haus verlässt

In einer Kanzlei ist die erste Frage nicht, ob ein Werkzeug hilft. Die erste Frage ist, ob das Dokument überhaupt gesehen werden darf. Wer Rechtsanwalt, Steuerberater oder Wirtschaftsprüfer ist, steht in § 203 StGB, und ein Mandatsdokument, das bei einem Dienstleister landet, ist keine IT-Entscheidung, sondern eine mit Strafandrohung.

Danach weißt du:

• was das Gesetz von einem Dienstleisterverhältnis verlangt, in zwei Absätzen zusammengefasst
• wie eine Vorstufe aussieht, die identifizierende Angaben ersetzt, bevor irgendetwas hinausgeht
• warum diese Vorstufe notwendig und niemals ausreichend ist, und welche vier Wörter sie in unserem Beispiel stehen lässt

Dieser Beitrag ist keine Rechtsberatung. Er beschreibt, was in den Vorschriften steht und was daraus technisch folgt; die Bewertung des Einzelfalls gehört in die Kanzlei.

Was das Gesetz verlangt

Zwei Vorschriften greifen ineinander. § 203 Absatz 3 Satz 2 StGB erlaubt, Geheimnisse gegenüber Personen zu offenbaren, die an der beruflichen Tätigkeit mitwirken, aber nur, soweit das für die Inanspruchnahme ihrer Tätigkeit erforderlich ist. Das Wort erforderlich ist der ganze Maßstab. Und Absatz 4 Satz 2 Nummer 1 macht den Berufsträger selbst strafbar, wenn er nicht dafür gesorgt hat, dass der Mitwirkende zur Geheimhaltung verpflichtet wurde, und dieser dann ein Geheimnis offenbart.

§ 43e BRAO füllt das berufsrechtlich aus. Wesentlich sind vier Punkte:

• Der Vertrag mit dem Dienstleister bedarf der Textform und muss drei Dinge enthalten: die Verpflichtung zur Verschwiegenheit samt Belehrung über die strafrechtlichen Folgen, die Verpflichtung, sich nur so weit Kenntnis zu verschaffen wie zur Vertragserfüllung nötig, und eine Festlegung, ob weitere Personen hinzugezogen werden dürfen.
• Der Dienstleister ist sorgfältig auszuwählen, und die Zusammenarbeit ist unverzüglich zu beenden, wenn die Vorgaben nicht mehr gewährleistet sind.
• Wird die Leistung im Ausland erbracht, muss der dortige Geheimnisschutz dem inländischen vergleichbar sein.
• Dient die Dienstleistung unmittelbar einem einzelnen Mandat, braucht es zusätzlich die Einwilligung des Mandanten.

Der letzte Punkt ist der, der in Gesprächen am häufigsten übersehen wird. Zwischen allgemeiner Kanzleiinfrastruktur und einem Werkzeug, das an einem konkreten Mandat arbeitet, verläuft eine Linie: Für das zweite reicht der Vertrag mit dem Dienstleister nicht, der Mandant muss zustimmen. Und die Datenschutzvorschriften bleiben davon unberührt; der Auftragsverarbeitungsvertrag nach DSGVO kommt also obendrauf, er ersetzt den berufsrechtlichen nicht.

Was daraus technisch folgt

Aus dem Wort erforderlich folgt eine Bauanweisung: Was der Dienstleister für seine Aufgabe nicht braucht, soll ihn gar nicht erst erreichen. Ein Modell, das prüfen soll, ob eine Kündigungsfrist eingehalten wurde, braucht die Frist, das Datum und die Vertragsstruktur. Es braucht nicht den Namen des Mandanten, nicht die Kontonummer und nicht die Anschrift.

Die Vorstufe, die das herstellt, ersetzt identifizierende Angaben durch Platzhalter, bevor etwas hinausgeht. Die Zuordnungstabelle bleibt im Haus, als eigene Datei, die nie im selben Ordner liegt wie der Text. Kommt das Ergebnis zurück, wird zurückübersetzt.

Für den Nachbau braucht es Python 3.12 und sonst nichts: kein Paket, kein Modell, kein Konto. Das Dokument muss als Text vorliegen.

Was Regeln finden

Ein großer Teil lässt sich an Mustern erkennen, ohne dass ein Modell nötig wäre. Die Reihenfolge ist dabei nicht beliebig: Firmennamen müssen vor Personennamen laufen, sonst zerlegt das Personenmuster die Firma.

MUSTER = OrderedDict([
    ("IBAN",         r"\b[A-Z]{2}\d{2}(?:[ ]?[A-Z0-9]{2,4}){2,8}\b"),
    ("EMAIL",        r"\b[\w.+-]+@[\w-]+\.[A-Za-z]{2,}\b"),
    ("TELEFON",      r"\b(?:Telefon|Tel\.?|Fon)\s*[:.]?\s*[\d\s/()+-]{5,}\d"),
    ("AKTENZEICHEN", r"\bAz\.\s*[\w./-]+"),
    ("FIRMA",        r"\b(?:[A-ZÄÖÜ][\wÄÖÜäöüß.-]*\s+(?:&\s+)?){1,5}" + RECHTSFORMEN),
    ("PERSON",       r"\b(?:Herrn?|Frau)\s+(?:Dr\.\s+|Prof\.\s+)*[A-ZÄÖÜ][\wäöüß-]+"
                     r"(?:\s+[A-ZÄÖÜ][\wäöüß-]+)?"),
    ("ADRESSE",      r"\b[A-ZÄÖÜ][\wäöüß.-]*(?:straße|strasse|weg|allee|platz|gasse|ring)\s+\d+[a-z]?"),
    ("ORT",          r"\b\d{5}\s+[A-ZÄÖÜ][\wäöüß-]+"),
])

Gleiche Angabe, gleicher Platzhalter: „Frau Dr. Annika Kessler“ steht im Rubrum und in der Unterschriftszeile, und beide Male wird daraus [PERSON_2]. Auf einem zweiseitigen Beratungsvertrag findet das sechzehn Angaben:

16 Angaben ersetzt

  [IBAN_1]          DE89 3704 0044 0532 0130 00
  [EMAIL_1]         a.kessler@kessler-partner.de
  [TELEFON_1]       Tel. 02331 40890
  [TELEFON_2]       Telefon 0211 5566780
  [AKTENZEICHEN_1]  Az. 2026-0417-KE
  [FIRMA_1]         Vosskamp Maschinenbau GmbH
  [FIRMA_2]         Kessler & Partner Rechtsanwaltsgesellschaft mbH
  [FIRMA_3]         Halbach Antriebstechnik GmbH
  [PERSON_1]        Herrn Bernd Vosskamp
  [PERSON_2]        Frau Dr. Annika Kessler
  [PERSON_3]        Frau Silke Ohlendorf
  [PERSON_4]        Herrn Dr. Jörg Halbach
  [ADRESSE_1]       Industriestraße 12
  [ADRESSE_2]       Königsallee 47
  [ORT_1]           58095 Hagen
  [ORT_2]           40212 Düsseldorf

Das sieht nach einem sauberen Ergebnis aus. Es ist der Punkt, an dem man aufhören möchte, und der Punkt, an dem die eigentliche Arbeit anfängt.

Der Restrisiko-Check

Das wichtigste Stück Code in diesem Werkzeug ersetzt nichts. Es listet auf, was übrig geblieben ist: alle groß geschriebenen Wörter, die weder Platzhalter noch bekanntes harmloses Deutsch sind, dazu Ziffernfolgen ab sechs Stellen.

def restrisiko(text, unverdaechtig):
    """Was übrig blieb: großgeschriebene Wörter, die weder Platzhalter noch bekanntes
    harmloses Deutsch sind. Das ist der Rest, den Regeln nicht finden, und genau
    der identifiziert."""
    ohne_platzhalter = PLATZHALTER.sub(" ", text)
    kandidaten = re.findall(r"\b[A-ZÄÖÜ][\wäöüß-]{2,}\b", ohne_platzhalter)
    return sorted({k for k in kandidaten if k not in unverdaechtig}, key=str.lower)

Das harmlose Deutsch steht in einer Textdatei, ein Wort je Zeile: Auftraggeberin, Vergütung, Monatsende, September. Im Deutschen ist jedes Substantiv großgeschrieben, und ohne diese Liste meldet der Check auf dem Beispielvertrag 54 Wörter. Die Liste ist aus unseren Beratungsverträgen entstanden; bei einer neuen Dokumentart ist die Restliste beim ersten Lauf wieder lang, und man sortiert. Das ist kein Mangel des Verfahrens, es ist das Verfahren: Was in der Liste steht, hat einmal ein Mensch als harmlos erkannt.

Beim ersten Durchlauf sah die Restliste so aus:

Restrisiko: 7 groß geschriebene Wörter ohne Platzhalter
  BERATUNGSVERTRAG, Bochum, Commerzbank, Düsseldorf, Kessler, Nordstern, Zeit

Was Regeln nie finden

Nach der Korrektur bleiben vier Wörter, die sich nicht wegregeln lassen:

Restrisiko: 4 groß geschriebene Wörter ohne Platzhalter
  Bochum, Commerzbank, Düsseldorf, Nordstern

Diese Liste liest ein Mensch. Leer ist sie nie.

Nordstern ist das Projektkürzel. In einem Transaktionsmandat ist es die am stärksten identifizierende Angabe des ganzen Dokuments, stärker als jeder Firmenname: Wer das Kürzel kennt, kennt das Vorhaben. Kein Muster der Welt erkennt es, weil ein Projektkürzel per Definition ein beliebiges Wort ist. Bochum ist der Sitz der Zielgesellschaft, ohne Postleitzahl davor. Commerzbank steht ohne Rechtsform da, und das Firmenmuster braucht eine. Düsseldorf steht allein in der Unterschriftszeile; mit Postleitzahl im Rubrum war es [ORT_2], ohne Postleitzahl drei Absätze später ist es ein Wort wie jedes andere.

Daraus folgt die Regel, die man aushalten muss: Eine regelbasierte Vorstufe macht die Restliste kurz. Leer macht sie sie nie. Wer sie einsetzt, muss diese Liste jedes Mal lesen, bei jedem Dokument, nicht einmal beim Aufsetzen. Ein Werkzeug, das dabei „fertig“ meldet, ist gefährlicher als gar keines.

Was daraus für einen Betrieb folgt

Drei Dinge, die sich aus dem Lauf ableiten lassen und die in der Kanzlei jemand entscheiden muss:

• Die Wortliste ist Kanzleivermögen. Sie wächst mit jeder Dokumentart, und sie ist der Grund, warum die Restliste beim zweiten Mietvertrag kurz ist und beim ersten nicht. Sie gehört in die Versionsverwaltung, nicht auf einen Rechner.
• Die Restliste braucht eine Person und eine Minute. Bei einem Dokument am Tag ist das nichts; bei vierzig ist es ein Arbeitsplatz. Die Menge entscheidet, ob die Vorstufe trägt.
• Die Zuordnungstabelle ist das eigentliche Geheimnis. Wer sie neben den pseudonymisierten Text legt, hat nichts erreicht. Im Paket schreibt das Skript beide Dateien nur auf ausdrücklichen Wunsch und sagt dabei, dass die Tabelle im Haus bleibt.

Die andere Antwort

Es gibt einen Weg, der die ganze Frage verschiebt: Wenn die Verarbeitung im eigenen Haus stattfindet, gibt es keinen Dienstleister, dem etwas offenbart würde. Dann entfallen Textformvertrag, Auslandsprüfung und Mandanteneinwilligung nach § 43e, nicht, weil man sie umgeht, sondern weil der Tatbestand nicht vorliegt.

Das ist keine Empfehlung gegen externe Dienste. Es ist die ehrliche Gegenüberstellung: Der Aufwand für eine belastbare Pseudonymisierung samt Restlistenprüfung bei jedem Dokument ist erheblich und dauerhaft. Der Aufwand für ein Modell im eigenen Haus ist einmalig hoch und danach niedrig. Ab welcher Dokumentenmenge das kippt, ist eine Rechnung, keine Haltung, und die machen wir in einem eigenen Beitrag auf. Wie ein Vergleich von Vertragsfassungen und eine Vorsichtung ganz ohne Modell auskommen, zeigen die beiden Nachbarbeiträge dieser Reihe.

Was es nicht ist

• Keine Anonymisierung. Mit der Zuordnungstabelle ist jeder Platzhalter umkehrbar, und das ist gewollt, weil das Ergebnis zurückübersetzt wird. Ohne die Tabelle ist der Text pseudonymisiert, nicht anonym: „Ein Maschinenbauer aus dem Sauerland kauft einen Antriebshersteller aus dem Ruhrgebiet“ braucht keinen Namen.
• Keine Rechtsprüfung. Das Skript stellt die Erforderlichkeit nicht fest und ersetzt weder den Vertrag in Textform noch die Einwilligung des Mandanten. Die Prüfliste im Paket nennt die Punkte; abhaken muss sie jemand, der das Mandat kennt.
• Kein Werkzeug für Word oder PDF. Es liest Text. Was als Scan vorliegt, braucht vorher eine Texterkennung, und deren Fehler (ein „l“ statt eines „I“ in der IBAN) lassen Muster verfehlen, ohne dass es jemand merkt.
• Kein Schutz vor dem, was nicht großgeschrieben ist. Eine Handelsregisternummer fällt in die Ziffernliste, ein kleingeschriebener Domainname in einer URL in gar keine. Die Prüfliste zählt auf, wonach man selbst sieht.

Zum Nachbauen

Das Paket zu diesem Beitrag enthält das Skript, den Beispielvertrag, die Wortliste und die Prüfliste. Entpacken, dann:

• pseudonymisiere.py: das Skript aus diesem Beitrag, vollständig, nur Standardbibliothek. Ohne Schalter gibt es den Bericht mit den sechzehn Angaben und der Restliste aus; --erster-entwurf zeigt die Fassung mit der halben IBAN und dem stehengebliebenen „Kessler“; --text zeigt den pseudonymisierten Text; --ausgabe schreibt Text und Zuordnungstabelle als zwei getrennte Dateien; --zurueck übersetzt eine Antwort anhand der Tabelle zurück.
• unverdaechtig.txt: die Liste harmloser großgeschriebener Wörter, ein Wort je Zeile, mit Kommentar, was nie hineingehört
• testdaten/schreiben.txt: der erfundene Beratungsvertrag mit sechzehn Angaben, die ein Muster findet, und vier, die keins findet
• restrisiko-pruefliste.md: was ein Mensch bei jedem Lauf mit der Restliste tut, was auch eine leere Restliste nicht löst, und die Punkte aus § 43e BRAO, die vor dem ersten Dokument geklärt sein müssen
• ausgabe.beispiel.txt: der Bericht des Laufs, zum Abgleich nach jeder Änderung an den Mustern

Die erste Änderung, die ihr machen werdet, ist die Liste RECHTSFORMEN im Skript; die zweite ist die Wortliste, nach dem ersten Lauf über eine Dokumentart, die kein Beratungsvertrag ist.

Stand dieses Artikels

Gebaut und gelaufen am 12. September 2026 mit Python 3.11.15. Der Beispielvertrag ist erfunden, die Namen ebenfalls. Beide Fassungen des Skripts liegen bei, die fehlerhafte als Schalter und die korrigierte als Standard, damit sich der Restrisiko-Check nachvollziehen lässt.

Am 19. September 2026 haben wir das Paket mit Python 3.12.2 neu gebaut und den Beispielvertrag dafür neu geschrieben. Der Lauf ohne Schalter ergibt die sechzehn Angaben und die vier Wörter oben Zeichen für Zeichen; --erster-entwurf ergibt die sieben Wörter und die IBAN mit zwanzig Stellen. Text und Tabelle mit --ausgabe geschrieben und mit --zurueck zurückübersetzt: Das Ergebnis ist byteweise identisch mit dem Original. Die Schwelle von sechs Ziffern für die Ziffernliste und die Beobachtung, dass der Check die zwei übrigen IBAN-Stellen nicht meldet, stammen aus diesem Nachbau.

Den Wortlaut von § 203 Absatz 3 und 4 StGB und § 43e Absatz 1 bis 8 BRAO haben wir am 19. September 2026 bei gesetze-im-internet.de nachgelesen; die Zusammenfassung oben deckt sich damit. Am 21. September 2026 dort noch einmal nachgesehen, diesmal die Standangabe: Das Strafgesetzbuch ist neugefasst durch Bekanntmachung vom 13. November 1998 und zuletzt geändert durch Artikel 1 des Gesetzes vom 20. März 2026, die Bundesrechtsanwaltsordnung zuletzt durch Artikel 4 des Gesetzes vom 22. Dezember 2025. Das ist jeweils der Stand der ganzen Ausgabe; wann die beiden einzelnen Vorschriften zuletzt geändert wurden, weist die Seite nicht aus. Keine Rechtsberatung.

Nicht geprüft: echte Mandatsdokumente, Dokumente aus Word oder PDF, Scans, Dokumentarten außer Beratungsverträgen.

Häufige Fragen