Was ist n8n, und wofür lohnt es sich wirklich

n8n ist ein Programm, das auf einem Server läuft und andere Programme miteinander verbindet. Du beschreibst einmal, was passieren soll, wenn eine Mail ankommt oder ein Formular abgeschickt wird. Danach führt n8n das aus, ohne dass du dabei bist.

Diese Beschreibung heißt Ablauf. Ein Ablauf besteht aus Knoten, und ein Knoten ist ein Kasten auf einer Fläche, der genau eine Sache tut: eine Mail lesen, ein Feld ausrechnen, eine Zeile in eine Tabelle schreiben. Ein Knoten ist keine Zeile Programmcode. Er ist die Stelle, an der ein fremdes Programm angesprochen wird, und du siehst sie auf einer Fläche statt in einer Datei.

Die Oberfläche ist englisch und nennt einen Ablauf Workflow und einen Knoten Node. Das ist die einzige Stelle, an der dieser Artikel und dein Bildschirm verschiedene Wörter für dieselbe Sache benutzen.

n8n ist kein Sprachmodell, auch wenn es Sprachmodelle ansprechen kann. Es ist auch keine fertige Anwendung für einen bestimmten Zweck. Es ist die Verkabelung zwischen Programmen, die du schon hast, und ohne diese Programme tut es nichts.

Betreiben kannst du n8n auf zwei Wegen. Entweder du mietest einen Zugang beim Hersteller und bekommst eine Adresse im Netz, unter der die Oberfläche steht. Oder du stellst dasselbe Programm auf einen eigenen Server und bekommst dieselbe Oberfläche, dazu die Datenbank und die Verantwortung dafür. Was der Ablauf danach tut, ist in beiden Fällen dasselbe.

Was sich damit entscheiden lässt

• sagen, was ein Ablauf in n8n ist und woraus er besteht
• die Kosten für einen gemieteten Zugang und einen eigenen Server gegeneinander rechnen
• entscheiden, ob die Lizenz zu dem passt, was du damit vorhast

Wie ein Ablauf läuft

Ein Ablauf startet nicht von selbst. Am Anfang steht ein Auslöser, und ein Auslöser ist der eine Knoten, der wartet. Er wartet auf eine Uhrzeit, auf eine eingehende Nachricht oder auf einen Aufruf von außen. Ein Auslöser ist kein Startknopf, denn niemand drückt ihn.

Seit Version 2.0 sind Speichern und Veröffentlichen zwei verschiedene Dinge. Ein gespeicherter Ablauf ist eine Fassung, die niemand ausführt. Erst das Veröffentlichen macht daraus den Stand, den der Auslöser bedient. Wer das aus einer älteren Anleitung anders gelernt hat, wundert sich eine Weile, warum nichts passiert.

Was zwischen zwei Knoten weitergereicht wird, ist eine Liste. Jeder Eintrag darin ist ein Datensatz, und n8n verpackt ihn in ein Feld namens json. Eine eingegangene Rechnungsmail sieht auf dem Weg von einem Knoten zum nächsten ungefähr so aus:

[
  {
    "json": {
      "betreff": "Rechnung 2026-0417",
      "absender": "buchhaltung@lieferant.de",
      "betrag": 1240.5,
      "eingegangen": "2026-08-28T06:14:00Z"
    }
  }
]

Der nächste Knoten bekommt diese Liste und arbeitet sie Eintrag für Eintrag ab. Kommen zwanzig Rechnungen an, läuft der Knoten dahinter zwanzigmal. Das ist die Stelle, an der der erste selbst gebaute Ablauf fast immer überrascht: eine Verbindung sieht aus wie ein Pfeil, ist aber ein Trichter.

Ein Lauf ist das, was zwischen dem Auslöser und dem letzten Knoten passiert, und n8n hebt jeden einzelnen davon auf. Ein Lauf ist nicht dasselbe wie ein Ablauf. Der Ablauf ist die Zeichnung, der Lauf ist der eine Durchgang von Dienstagmorgen um 6 Uhr mit den achtzehn Rechnungen, die an dem Tag da waren. Diese Unterscheidung brauchst du gleich noch einmal, denn der Hersteller rechnet nach Läufen ab.

Eigene Code-Knoten laufen seit Version 2.0 in einem getrennten Prozess, dem Task Runner, und das ist die Voreinstellung. Für dich hat das eine sichtbare Folge. Umgebungsvariablen sind aus einem Code-Knoten heraus nicht mehr lesbar. Zugangsdaten gehören seitdem in die Anmeldedatenverwaltung und nirgendwo sonst hin.

Was n8n kostet, gerechnet

Der Hersteller vermietet n8n als Zugang in der Cloud, in drei Stufen mit einer Grenze für die Zahl der Läufe im Monat, dazu eine vierte auf Anfrage. Die Preise auf der Seite n8n.io/pricing am 18.09.2026, jeweils je Monat bei jährlicher Zahlung; der Umschalter auf der Seite sagt, dass monatliche Zahlung rund 17 Prozent mehr kostet:

Tarif       Preis/Monat   Läufe/Monat   parallele Läufe   Zählweise
Starter        20 EUR         2.500            5          ein Lauf = ein Durchgang,
Pro            50 EUR        10.000           20          Knotenzahl egal
Business      667 EUR        40.000          200+         darüber 4.000 EUR je 300.000 Läufe
Enterprise  auf Anfrage   auf Anfrage        200+

Die Frage, die du an jeden dieser Tarife stellst, ist nicht in erster Linie, was er kostet. Wichtiger ist, was er zählt. n8n zählt Läufe, also Durchgänge des ganzen Ablaufs, und die Zahl der Knoten darin ist egal. Ein Tarif, der jeden Schritt innerhalb eines Laufs zählt, ergibt für denselben Ablauf eine Rechnung in einer anderen Größenordnung. Ein Ablauf mit acht Knoten, der stündlich prüft, ob im Postfach etwas Neues liegt, ist bei n8n 24 Posten am Tag und bei einem Anbieter, der Schritte zählt, knapp zweihundert. Der Beitrag zu Make, Zapier und n8n rechnet das für einen konkreten Ablauf durch.

Selbst betreiben kostet einen Server. Ein Hetzner CX23 mit 2 vCPU und 4 GB Arbeitsspeicher liegt bei 5,49 Euro netto im Monat, nach der Preisanpassung vom 15.06.2026 und ohne die IPv4-Adresse, die Hetzner gesondert berechnet. Auf der Rechnung eines deutschen Betriebs stehen 6,53 Euro. Im Jahr sind das 65,88 Euro netto und 78,36 Euro brutto.

Der Rest steht auf keiner Rechnung. Eine Sicherung der Datenbank, ein Name im Netz, ein Zertifikat, und vor allem die Zeit von jemandem, der Aktualisierungen einspielt. Wer die eigene Stunde mit 70 Euro ansetzt, hat mit einer einzigen Arbeitsstunde mehr ausgegeben als für den Server im ganzen Jahr.

Die ehrliche Rechnung ist deshalb nicht Cloud gegen eigener Server. Verglichen werden gut fünf Euro im Monat plus deine Zeit mit einem höheren Mietpreis ohne deine Zeit. Wer die eigene Zeit mit null ansetzt, rechnet falsch, und zwar immer in dieselbe Richtung. Mit einer Stunde Pflege im Monat zu 70 Euro sieht das so aus, gerechnet mit dem Rechner aus dem Paket:

Läufe/Monat   Cloud-Tarif        Selbstbetrieb (Server + 1 h)   günstiger
    2.000     Starter   20 EUR          75,49 EUR                Cloud
    3.000     Pro       50 EUR          75,49 EUR                Cloud
   12.000     Business 667 EUR          75,49 EUR                Server, um 591,51 EUR

Bis 10.000 Läufe im Monat ist die Cloud billiger, solange du für den eigenen Server mehr als 40 Minuten im Monat brauchst. Ab dem Sprung auf Business dreht sich das um, und zwar deutlich: der Gleichstand liegt dann bei gut neun Stunden Pflege im Monat. Die Grenze liegt also nicht bei der Zahl der Läufe, sondern bei der Frage, ob jemand im Haus die Stunde hat.

Was die Lizenz erlaubt und was nicht

n8n steht unter der Sustainable Use License, Version 1.0. Das ist keine Open-Source-Lizenz im Sinne der Open Source Initiative, auch wenn der Quelltext offen im Netz liegt. Der ganze Unterschied steckt in drei Sätzen aus der Datei LICENSE.md:

You may use or modify the software only for your own internal business
purposes or for non-commercial or personal use. You may distribute the
software or provide it to others only if you do so free of charge for
non-commercial purposes. You may not alter, remove, or obscure any
licensing, copyright, or other notices of the licensor in the software.

Der erste Satz heißt: du darfst n8n auf deinem eigenen Server betreiben und für deinen eigenen Betrieb verwenden, so viel du willst. Der zweite heißt: weitergeben darfst du es nur kostenlos und nur zu nicht kommerziellen Zwecken. Der dritte heißt: Lizenz- und Urheberhinweise bleiben, wo sie sind.

Damit ist die eine Frage beantwortet, die in den Ergebnissen zu diesem Stichwort niemand ausschreibt. Selbst hosten für den eigenen Betrieb ist ausdrücklich erlaubt. n8n für Kunden betreiben und ihnen den Zugang berechnen ist es nicht. Das ist kein interner Betriebszweck, und kostenlos ist es auch nicht. Dafür brauchst du eine Vereinbarung mit dem Hersteller.

Es gibt eine zweite Einschränkung, die in den deutschen Artikeln zu diesem Thema fehlt. Quelldateien, deren Name .ee. enthält oder die in einem Verzeichnis mit .ee im Namen liegen, fallen nicht unter diese Lizenz. Für sie gilt eine Enterprise-Lizenz. Der Satz, der Quelltext liege vollständig offen, stimmt deshalb nicht ganz.

Auch der Zweig ist geregelt. Lizenziert ist der Inhalt von master. Was in anderen Zweigen liegt, ist ausdrücklich nicht lizenziert, auch wenn du es im selben Verzeichnis siehst und herunterladen kannst.

Die Lizenzseite in der Dokumentation unter docs.n8n.io/sustainable-use-license antwortete am 30.08.2026 mit einem Fehler 404, und das tut sie am 18.09.2026 immer noch. Die Seite gibt es aber, sie ist umgezogen und liegt jetzt im Abschnitt „n8n Community license“ der Dokumentation. Ältere Anleitungen, die auf die alte Adresse zeigen, führen ins Leere. Verlässlich für den Wortlaut ist die Datei LICENSE.md im Verzeichnis n8n-io/n8n auf GitHub; die Seite in der Dokumentation liefert die Beispiele dazu.

Drei Fälle, in denen es sich lohnt

Vierzig Formulareingänge im Monat, die jemand von Hand in ein CRM tippt und danach mit einer Mail bestätigt. Das sind zwei Handgriffe pro Eingang und zwei Stellen, an denen bei Eile etwas ausgelassen wird. Ein Ablauf macht daraus einen Knoten für das Formular, einen für das CRM und einen für die Mail. Der Aufbau kostet einen Nachmittag, danach kosten nur noch die Fälle Zeit, die schiefgehen. Genau dieser Ablauf liegt als Export im Paket zu diesem Beitrag.

Zwei Programme, die beide eine Schnittstelle haben und trotzdem nichts voneinander wissen. Für diese eine Kombination gibt es keinen fertigen Anschluss zu kaufen, weil sie zu selten vorkommt. Die Alternative ist kein anderes Werkzeug, sondern ein Skript in einem Ordner, das außer dir niemand liest.

Ein Ablauf, bei dem hinterher jemand fragt, warum das so passiert ist. n8n legt jeden Lauf ab, mit den Daten, die durch jeden einzelnen Knoten gegangen sind. Du klickst den Lauf auf und siehst, was der dritte Knoten bekommen und was er weitergegeben hat. Bei einem Skript auf einem Server hast du eine Zeile im Protokoll, wenn du beim Schreiben daran gedacht hast.

Wo es sich nicht rechnet

Ein Vorgang, der einmal im Monat läuft und fünf Minuten Handarbeit kostet, ergibt eine Stunde im Jahr. Der Aufbau allein kostet mehr.

Der zweite Fall ist der aus dem Lizenzabschnitt, und er trifft ausgerechnet die Betriebe, die sich am meisten für n8n interessieren. Wer eine eigene n8n-Instanz betreibt, Kunden darauf arbeiten lässt und ihnen den Zugang berechnet, betreibt die Software nicht für den eigenen Betrieb. Das ist keine Auslegungsfrage und keine Lücke, die eine Formulierung im Angebot schließt. Der Weg dahin führt über eine Vereinbarung mit dem Hersteller, und die lässt sich nicht dadurch umgehen, dass man sie nicht erwähnt. Was bleibt, ist der andere Weg: die Instanz gehört dem Kunden, ihr richtet sie ein und baut die Abläufe. Das ist Beratung, und die ist erlaubt.

n8n neben Make, Zapier und Node-RED

Zapier und Make sind gemietet und sonst nichts. Du kannst sie nicht auf einen eigenen Server stellen, und abgerechnet wird nach der Zahl der Vorgänge. Das ist bequem, solange diese Zahl klein bleibt. Es ist auch die Stelle, an der Leute anfangen, sich n8n anzusehen, denn ein Ablauf, der jede Minute prüft, ob etwas passiert ist, zählt jede Minute mit.

Node-RED ist der ehrlichste Vergleich, weil es dasselbe tut und dabei unter Apache 2.0 steht, einer echten Open-Source-Lizenz. Es kommt aus der Geräte- und Gebäudetechnik, und das merkt man an den mitgelieferten Anschlüssen. Für ein Postfach, ein CRM und eine Tabelle bringt n8n mehr davon fertig mit, und die Anmeldedatenverwaltung ist der sichtbarste Unterschied im Alltag.

Bei Zapier zu bleiben ist außerdem eine vertretbare Entscheidung, und die Vergleichsartikel sagen das ungern. Wer drei Abläufe hat, die zusammen zweihundert Vorgänge im Monat auslösen, zahlt dort wenig und hat null Wartung. Der Wechsel lohnt sich erst, wenn die Zahl der Vorgänge steigt oder ein Ablauf etwas anfassen soll, für das es keinen fertigen Anschluss gibt.

Der Punkt, den die Vergleichsartikel auslassen, ist einfach. n8n ist nicht Open Source und Node-RED ist es. Wenn deine Bedingung eine echte Open-Source-Lizenz ist, endet der Vergleich hier, und zwar nicht zugunsten von n8n.

Was du vorher brauchst

Es sind drei Dinge, und keines davon ist die Software selbst.

• einen Server mit Docker oder einen gemieteten Zugang beim Hersteller
• Anmeldedaten für jedes Programm, das du anbinden willst, und die Erlaubnis, sie zu vergeben
• jemanden, der Aktualisierungen einspielt und Sicherungen prüft

Für den Anfang reicht ein einzelner Befehl. Setz die Version fest, statt latest zu ziehen:

docker run -d --name n8n \
  -p 5678:5678 \
  -e GENERIC_TIMEZONE=Europe/Berlin -e TZ=Europe/Berlin \
  -v n8n_data:/home/node/.n8n \
  docker.n8n.io/n8nio/n8n:2.39.8

Bei fast täglichen Veröffentlichungen ist latest die Zusage, dass dein Ablauf sich ändern kann, während du schläfst. Eine feste Nummer nimmt dir diese Zusage ab.

Dieser Befehl stellt n8n auf Port 5678, und das reicht, um es einmal anzusehen. Sobald ein Auslöser von außen erreichbar sein muss, brauchst du eine Adresse und ein Zertifikat davor. Ein Ablauf, der auf einen Aufruf von außen wartet, wartet sonst auf etwas, das ihn nicht erreicht. Wie der Aufbau mit Datenbank, Sicherung und Aktualisierung aussieht, beschreibt der Beitrag zum Selbsthosten.

Wenn du eine Anleitung aus dem Netz nachbaust, prüf zuerst, aus welcher Version sie stammt. Version 2.0 hat vier Dinge geändert, die ältere Anleitungen falsch machen: Speichern und Veröffentlichen sind getrennt, Code-Knoten laufen voreingestellt in einem getrennten Prozess, Umgebungsvariablen sind aus ihnen nicht mehr lesbar, und die Knoten ExecuteCommand und LocalFileTrigger sind ausgeschaltet, bis du sie einschaltest.

Zum Nachbauen

Das Paket zu diesem Beitrag enthält den Beispielablauf, den Kostenrechner mit den datierten Preisen und das Lizenz-Merkblatt. Entpacken, dann:

• n8n/beispiel_ablauf.json: der Ablauf aus dem ersten der drei Fälle, Formular ins CRM mit Bestätigung, sechs Knoten, mit dem IF-Knoten, der Lesen und Schreiben trennt. Zugangsdaten stehen als „ERSETZEN“ drin.
• kostenrechner.py mit preise.json: die Tabelle oben für eure Zahl von Läufen, eure Pflegezeit und euren Stundensatz. Die Preise stehen mit Datum und Quelle in der JSON-Datei, damit ihr sie ändern könnt, ohne das Skript anzufassen.
• lizenz-merkblatt.md: die drei Sätze, die Beispiele aus der Dokumentation und vier Fragen für euren Fall.

Stand dieses Artikels

Erstfassung geprüft am 30.08.2026 mit Version 2.36.8. Nachgeprüft am 18.09.2026: die stabile Version ist 2.39.8 vom selben Tag, daneben die Beta 2.40.3, und die 1er-Reihe wird als 1.123.81 weiter gepflegt. Eine ausgelieferte 3er-Fassung gibt es auf GitHub weiterhin nicht; auf Docker Hub standen am 30.08.2026 nächtliche Testfassungen wie v3-nightly-20260830. Wann daraus eine Auslieferung wird, steht nirgends. Was du liest, beschreibt die 2er-Reihe.

Am 18.09.2026 geprüft: die Cloud-Preise auf n8n.io/pricing (Jahrespreise; die Monatspreise stehen hinter einem Umschalter, den wir nicht ausgelesen haben), der Wortlaut von LICENSE.md auf GitHub, die umgezogene Lizenzseite samt Beispielen, die Hetzner-Preisanpassung vom 15.06.2026, und der Import des Beispielablaufs in ein lokales n8n 2.39.8. Nicht geprüft: der IPv4-Aufschlag bei Hetzner, und ob der Beispielablauf gegen ein echtes CRM läuft.

n8n veröffentlicht fast täglich. Deshalb stehen in diesem Artikel Versionsnummer und Datum. Alles, was vor Version 2.0 entstanden ist, ist an mindestens einer Stelle falsch: die Schaltflächen heißen anders, und zwei Knoten, die dort selbstverständlich benutzt werden, sind heute ausgeschaltet.

Ein Punkt aus dem Vergleich bleibt stehen, auch wenn alles andere hier für n8n spricht. Node-RED steht unter einer echten Open-Source-Lizenz und n8n nicht. Wer das als Bedingung gesetzt hat, für den ändern der gerechnete Preis, die Grenzen der Tarife und die Zahl der fertigen Anschlüsse nichts mehr. Dann ist die Sache in dem einen Abschnitt entschieden worden, in dem dieser Artikel gegen sein eigenes Thema argumentiert.

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