Womit anfangen

Der übliche Anfang ist ein Workshop. Drei Stunden, alle im Raum, am Ende hängen vierzig Zettel an der Wand und jemand sagt, man müsse das jetzt priorisieren. Sechs Wochen später hängen die Zettel noch da.

Das Problem ist nicht die Ideensammlung. Das Problem ist, dass in dem Raum niemand die vier Zahlen hatte, an denen sich so etwas entscheidet — und dass deshalb nach Gefühl sortiert wurde. Dieser Artikel nennt die vier Zahlen, zeigt die Rechnung, die man damit macht, und beschreibt die fünf Eigenschaften, die ein gutes erstes Vorhaben hat.

Vier Zahlen, die ihr in zwanzig Minuten beisammen habt

Für jede Aufgabe, die auf der Liste steht, braucht ihr vier Angaben. Alle vier sind schätzbar, keine davon braucht ein Projekt.

• Wie oft kommt das vor? Pro Monat, nicht pro Jahr — Jahreszahlen fühlen sich groß an und verstellen den Blick.
• Wie lange dauert es jedes Mal? Die ehrliche Zahl, einschließlich Suchen, Nachfragen und Wiederaufnehmen nach Unterbrechung.
• Wie viele Menschen sind beteiligt? Jede Übergabe zwischen zwei Personen ist Wartezeit und eine Fehlerquelle.
• Was kostet ein Fehler? Nicht in Euro — in Kategorien: nichts, peinlich, teuer, gefährlich.

Die ersten drei Zahlen sagen euch, ob sich Automatisierung rechnet. Die vierte sagt euch, wie viel Prüfung ihr einbauen müsst — und damit, wie viel vom Ertrag übrig bleibt.

Die Rechnung

Nehmen wir eine Aufgabe, die in vielen Kanzleien vorkommt: Eingangspost sichten und dem richtigen Vorgang zuordnen.

Häufigkeit        400 Vorgänge im Monat
Dauer je Vorgang    3 Minuten
Beteiligte          1 Person
Fehlerkosten        peinlich (falsche Ablage, wird später gefunden)

400 × 3 Minuten = 1.200 Minuten = 20 Stunden im Monat

Automatisierung übernimmt geschätzt 70 %   ->  14 Stunden
Prüfung der unsicheren Fälle, 30 % × 1 Min ->  -2 Stunden
                                               ----------
Netto etwa 12 Stunden im Monat

Zwölf Stunden im Monat sind rund anderthalb Arbeitstage. Ob sich der Aufbau lohnt, hängt jetzt nur noch daran, wie lange er dauert — und diese Frage kann euch jemand in einem Gespräch beantworten, ohne dass ein Angebot nötig ist.

Dieselbe Rechnung für eine Aufgabe, die viermal im Jahr vorkommt und jedes Mal zwei Stunden dauert, ergibt acht Stunden im Jahr. Das ist keine Automatisierung wert, egal wie lästig es ist. Diese Unterscheidung ist der ganze Zweck der Übung — und sie fällt in Workshops fast immer zugunsten des Lästigen aus, nicht zugunsten des Häufigen.

Dieselbe Rechnung als Skript, mit vier Aufgaben

Weil die Rechnung zweimal gemacht werden soll, haben wir sie in ein kleines Skript gesteckt: rechnung.py liest eine JSON-Datei mit Aufgaben und rechnet jede mit der geschätzten Quote und mit der Hälfte davon. In der Beispieldatei stehen vier Aufgaben, wie sie in einer Kanzlei oder einem Handwerksbetrieb auf der Zettelwand landen: die Eingangspost von oben, ein Quartalsbericht, die Prüfung von Eingangsrechnungen und Fristen aus neuen Verträgen. Der Prüfanteil folgt aus den Fehlerkosten: bei „peinlich“ sieht ein Mensch 30 Prozent der Fälle an, bei „teuer“ 60, bei „gefährlich“ alle.

PRUEFANTEIL_NACH_FEHLERKOSTEN = {
    "nichts": 0.10,
    "peinlich": 0.30,
    "teuer": 0.60,
    "gefaehrlich": 1.00,
}

def rechne(aufgabe, faktor=1.0):
    haeufigkeit = float(aufgabe["haeufigkeit_pro_monat"])
    dauer = float(aufgabe["dauer_minuten"])
    beteiligte = int(aufgabe.get("beteiligte", 1))
    quote = float(aufgabe.get("anteil_automatisierbar", 0.7)) * faktor
    pruefanteil = PRUEFANTEIL_NACH_FEHLERKOSTEN[aufgabe.get("fehlerkosten", "peinlich")]
    pruefzeit = float(aufgabe.get("pruefzeit_minuten", 1))

    heute_min = haeufigkeit * dauer * beteiligte
    uebernommen_min = heute_min * quote
    pruefung_min = haeufigkeit * pruefanteil * pruefzeit
    return (uebernommen_min - pruefung_min) / 60.0

Mehr ist die Rechnung nicht. Die vier Prozentwerte sind gesetzt, nicht gemessen; wer andere für richtig hält, ändert sie in der ersten Zeile. Die Rangliste am Ende des Laufs vom 19. September 2026 sieht so aus:

Reihenfolge nach Netto-Stunden mit halber Quote
    14.0 h  (volle Quote  31.0 h)  Vorhaben       Eingangsrechnungen prüfen und zur Freigabe weiterleiten
     5.0 h  (volle Quote  12.0 h)  Vorhaben       Eingangspost sichten und dem Vorgang zuordnen
     1.8 h  (volle Quote   4.2 h)  Hoffnung       Fristen aus neuen Verträgen in den Kalender übernehmen
     0.3 h  (volle Quote   0.6 h)  kein Vorhaben  Quartalsbericht aus den Umsatzlisten bauen

Zwei Dinge daran sind der Grund für die zweite Rechnung. Die Fristen aus Verträgen tragen mit der optimistischen Quote gerade so, mit der halben nicht mehr: Bei „gefährlich“ prüft ein Mensch jeden Fall, und zwölf Vorgänge im Monat liefern zu wenig, um das aufzufangen. Das ist eine Hoffnung, kein erstes Vorhaben, und es steht auf fast jeder Zettelwand ganz oben, weil es das Lästigste ist. Und die Eingangsrechnungen, über die niemand geklagt hat, stehen an erster Stelle, weil zwei Personen daran beteiligt sind und die Häufigkeit den Rest erledigt.

Fünf Eigenschaften eines guten ersten Vorhabens

• Es passiert oft. Mindestens wöchentlich, besser täglich. Seltene Aufgaben liefern zu wenig Rückmeldung, um daraus zu lernen.
• Es hat ein klares Richtig und Falsch. „Diese Rechnung gehört zu Mandant Meier“ lässt sich überprüfen. „Dieser Text ist besser“ nicht.
• Es hat einen Ort, an dem das Ergebnis hingehört — einen Ordner, ein System, eine Liste. Ein Ergebnis ohne Ziel ist eine Vorführung.
• Es kann scheitern, ohne dass etwas passiert. Wenn der erste Lauf falsch liegt, merkt es jemand, korrigiert es, und der Tag geht weiter.
• Jemand im Haus ärgert sich darüber. Nicht über die Vorstellung davon, sondern konkret, diese Woche. Dieser Mensch ist wichtiger als jede Technik — er sagt euch nach drei Tagen, was nicht stimmt.

Die letzte Eigenschaft wird am häufigsten übersehen. Vorhaben, die von oben ausgesucht werden, weil sie strategisch klingen, haben niemanden, der täglich hinsieht. Sie laufen dann drei Wochen still falsch und werden abgeschaltet.

Fünf Vorhaben, die als erstes fast immer scheitern

• Der Chatbot für Mandantenanfragen. Er ist sichtbar, er ist extern, er kann öffentlich danebenliegen — und er berührt die heikelste aller Schnittstellen. Als drittes Vorhaben sinnvoll, als erstes nicht.
• Die vollständige Ablösung eines bestehenden Systems. Das ist ein Migrationsprojekt mit KI-Anteil, kein KI-Vorhaben. Die Migration bestimmt die Dauer, nicht die Technik.
• Die Sache, für die erst Daten erhoben werden müssen. Wenn vor dem ersten Ergebnis ein halbes Jahr Datenarbeit liegt, ist es kein Einstieg.
• Alles, was nur eine Person tut und nur sie versteht. Das ist ein Wissensproblem, kein Automatisierungsproblem, und Automatisierung macht es schlimmer.
• Das Vorhaben, das die Geschäftsführung interessant findet, aber niemand täglich braucht. Siehe oben.

Der erste Schritt ist kein Projekt

Bevor ihr irgendetwas baut: Lasst eine Woche lang mitschreiben. Nicht aufwendig — eine Liste, in die jeder einträgt, was er gemacht hat, das sich wiederholt hat, und wie lange es ungefähr gedauert hat. Fünf Zeilen am Tag genügen.

Nach einer Woche habt ihr etwas, das kein Workshop liefert: die Häufigkeiten. Und die sehen regelmäßig anders aus, als alle dachten. Die Aufgabe, über die sich alle beschweren, kommt zwölfmal im Monat vor. Die, die niemand erwähnt hat, dreihundertmal.

Diese Woche kostet euch fast nichts und verhindert die teuerste Sorte Fehler — Monate in etwas zu stecken, das sich nie gerechnet hätte.

Woran ihr nach vier Wochen merkt, dass es funktioniert

Nicht daran, dass es fehlerfrei läuft. Daran, dass die Leute es benutzen, ohne dass jemand daran erinnert. Und daran, dass die Prüfliste kürzer wird, weil nach den ersten echten Fällen klar ist, wo nachgebessert werden muss.

Ein zweites, härteres Kennzeichen: Jemand fragt von sich aus, ob man das Gleiche nicht auch für eine andere Aufgabe machen könnte. Dann habt ihr kein Vorhaben mehr abgeschlossen, sondern eins angefangen, das sich selbst weiterträgt. Das ist der eigentliche Ertrag des ersten Projekts — nicht die zwölf Stunden.

Zum Nachbauen

Das Paket zu diesem Beitrag enthält den Bogen für die vier Zahlen, das Rechenskript und die Prüfliste. Entpacken, dann:

• vier-zahlen-bogen.md: ein Bogen je Aufgabe, mit der Anleitung, wo jede Zahl herkommt. Häufigkeit aus der Postfachsuche, der Ablage nach Datum oder der Belegliste im Fachsystem; Dauer mit fünf gestoppten Vorgängen; Beteiligte einschließlich Freigaben; Fehlerkosten in den vier Kategorien. Ausfüllen soll die Person, die die Aufgabe macht, nicht ihr Vorgesetzter.
• rechnung.py und beispiel.json: die Rechnung von oben, zweimal je Aufgabe, mit Rangliste. Die Beispieldatei enthält die vier Aufgaben aus dem Lauf oben; eigene Zeilen eintragen und mit python3 rechnung.py eigene.json starten. Braucht nur Python 3.
• fuenf-eigenschaften-pruefliste.md: die fünf Eigenschaften als Fragen mit Auswertung, für die Aufgabe, die nach der Rechnung oben steht. Am Ende die Gegenprobe gegen die fünf üblichen Fehlstarts.

Stand dieses Artikels

Geschrieben am 11. September 2026, ergänzt am 19. September 2026 um das Skript, die Beispielrechnung mit vier Aufgaben, den Bogen und die Prüfliste. Das Skript ist mit Python 3.12.2 gelaufen; die Ausgabe oben ist die aus diesem Lauf. Gemessen ist daran nichts: Die Quote von 70 Prozent, die Prüfanteile je Fehlerkategorie und die Zahlen der vier Beispielaufgaben sind Annahmen, wie sie in einer Besprechung geschätzt würden. Was die Rechnung liefert, ist die Reihenfolge, nicht der Betrag. Die echte Quote kommt aus den ersten vier Wochen Betrieb, und dann gehört sie eingetragen.

Häufige Fragen